Disponible à la vente (ATP) : ne vendez plus deux fois le même stock

Le disponible à la vente (ATP, pour available to promise) est la part du stock que vous pouvez encore promettre à un client, déduction faite de ce que réservent les commandes déjà confirmées. Qualis ERP le calcule en continu, pour chaque produit et chaque emplacement.

Jeudi, 16 h 40. Dans le même bureau, deux commerciaux sédentaires viennent de vendre les 40 mêmes tôles d'aluminium à deux clients différents, l'un à Lyon, l'autre à Tanger.

Aucun des deux n'a commis de faute : chacun a ouvert l'état des stocks, lu « 48 en stock » et promis une date d'expédition. Le problème n'apparaît que le lundi matin, sur le quai d'expédition, quand le stock ne suffit que pour une des deux commandes et qu'il faut passer un appel gênant à l'autre client.

C'est dans l'écart entre « ce que l'état de stock affiche » et « ce qui est vraiment libre à la vente » que naît la survente. La cause est presque toujours un chiffre qui, sans prévenir, désigne autre chose que ce que l'on croit.

Voyons comment refermer cet écart avec le disponible à la vente : séparer le stock que vous détenez physiquement du stock déjà engagé, et réserver les quantités dès la confirmation de la commande, pour que les mêmes tôles ne soient jamais promises deux fois.

Pourquoi un seul chiffre « en stock » ne suffit pas

La plupart des états de stock affichent un chiffre par article : la quantité physiquement présente en magasin. Ce chiffre est exact, mais votre administration des ventes (ADV) a besoin d'un autre chiffre.

Elle doit savoir combien elle peut promettre à un client, maintenant, sans risque. C'est une autre question, car une partie du stock en magasin est déjà engagée.

Reprenons les 48 tôles d'aluminium :

• 8 sont déjà engagées sur une commande confirmée qui part vendredi ;
• il en reste donc 40 réellement libres.

Si votre état n'affiche que « 48 », chaque devis repose sur une petite erreur. Répétée sur des centaines de références et des dizaines de commandes en cours, l'erreur s'accumule jusqu'au jour où une expédition part incomplète. Le contournement habituel est un tableur où quelqu'un soustrait chaque matin les quantités engagées. Toutefois, la méthode ne tient que jusqu'au matin où personne ne fait le calcul.

Les vrais coupables sont le rapprochement manuel, le calcul de tête et l'état qui affiche le stock physique quand l'équipe avait besoin du disponible.

Ce que recouvre le disponible à la vente

Le disponible à la vente repose sur une idée simple et trois chiffres. Dans Qualis ERP, chaque niveau de stock (un par produit, par emplacement et par lot) porte les trois :

• En stock : ce qui se trouve physiquement à cet emplacement en ce moment.
• Réservé : la part de ce stock déjà promise à des commandes confirmées.
• Disponible : ce qui reste réellement libre pour la vente ou la consommation.

Les trois sont liés par une formule que l'écran affiche en toutes lettres :

En stock = Disponible + Réservé

Le disponible est donc ce qui reste une fois mis de côté tout ce que vous avez déjà engagé. C'est le chiffre sur lequel vos commerciaux doivent s'appuyer pour promettre une quantité et une date, et c'est celui que Qualis ERP tient à jour pour vous.

Remarquez ce que cet écran ne permet pas : saisir l'un de ces chiffres à la main. Les niveaux de stock de Qualis ERP sont en lecture seule. Ils sont tenus à jour automatiquement par les mouvements de stock réels enregistrés dans vos entrepôts (réceptions, livraisons, transferts et ajustements). Le réservé suit la même règle : personne ne le modifie, il réagit à ce que font vos commandes. De même, le stock rangé dans un emplacement de contrôle qualité reste compté en stock, mais Qualis ERP l'affiche En attente et ne le propose ni à la réservation ni à la livraison tant que la décision d'inspection n'est pas prise.

Comment Qualis ERP réserve le stock dès la confirmation

Voici le mécanisme qui évite la collision du jeudi après-midi.

Quand une commande client passe du statut Brouillon au statut Confirmée, Qualis ERP réserve le stock automatiquement, ligne par ligne. Pour chaque ligne servie depuis le stock, il prend la quantité restant à livrer et pose une réservation sur l'emplacement précis où se trouve la marchandise. C'est souvent aussi le moment où l'ADV envoie l'accusé de réception de commande (ARC) : la promesse devient ferme, et le stock qui la couvre doit être bloqué au même instant.

Dès que la réservation est posée, trois choses se produisent :

1. Réservé augmente de la quantité commandée.
2. Disponible baisse d'autant.
3. Ce stock sort du jeu pour tous les autres devis et commandes.

Revenons à nos deux commerciaux. La première commande confirmée réserve ses 40 tôles : le disponible tombe à 0, puisque les 8 autres couvrent déjà la commande de vendredi. Quand le second commercial clique sur Confirmer la commande pour ses 40 tôles, le disponible ne suffit plus. Qualis ERP refuse alors la confirmation et indique, pour chaque article, la quantité demandée et la quantité réellement disponible. La double promesse n'arrive jamais au quai d'expédition, puisqu'elle n'a jamais franchi l'étape de la confirmation.

Le contrôle a lieu au moment même de l'engagement, et il bloque. Pas de calcul de nuit, pas d'avertissement que l'on fait défiler sans le lire. Si deux commandes sont confirmées à la même seconde, elles ne peuvent pas prendre toutes les deux la dernière unité : l'une passe, l'autre reçoit un message de stock insuffisant. Vous ne pouvez donc pas engager un stock que vous n'avez pas.

Les cas particuliers : plusieurs emplacements, lots et séries

Deux situations trompent souvent un contrôle de stock trop simple. Voici comment Qualis ERP les traite.

Un stock réparti sur plusieurs emplacements

Un entrepôt réel n'est jamais parfaitement rangé. Vos 40 tôles peuvent par exemple être réparties entre deux emplacements, 24 dans l'un et 16 dans l'autre, si bien qu'aucun ne contient toute la ligne. Un contrôle trop simple regarderait chaque emplacement, constaterait qu'aucun n'en contient 40 et signalerait à tort une rupture.

Qualis ERP vérifie le disponible total du produit sur l'ensemble de ses emplacements dans l'entrepôt et répartit la réservation entre eux si nécessaire. Si le stock existe vraiment, même réparti sur plusieurs emplacements, Qualis ERP confirme la commande et enregistre la réservation sur chaque emplacement mis à contribution. Sinon, la confirmation est refusée et le manque est chiffré au plus juste.

Les articles suivis par lot ou par numéro de série

Pour les produits suivis par lot ou par numéro de série, le magasinier choisit le lot précis à la livraison, pas à la confirmation. À la confirmation, Qualis ERP vérifie donc que le disponible total, tous lots confondus, couvre la ligne à cet emplacement, mais ne réserve encore aucun lot. Vous contrôlez ainsi la disponibilité dès la commande, sans figer un lot des semaines à l'avance.

Pourquoi le disponible à la vente se rentabilise

La survente coûte cher, mais son coût se disperse sans jamais apparaître sur une ligne à part du compte de résultat. Il y a d'abord le transport express pour livrer le reliquat. Ensuite, la remise accordée pour garder le client. La replanification de l'atelier quand quelqu'un puise dans un stock réservé pour servir une commande « rapide ». Enfin, l'érosion lente de la confiance chaque fois qu'une date promise glisse.

Le disponible à la vente traite tout cela à la source : il rend fiable la quantité libre à la vente, si bien que chaque promesse repose sur des chiffres réels avant même d'être faite.

Beaucoup de systèmes de gestion industrielle reconnus proposent une forme d'ATP, et c'est un acquis dans le haut de gamme. Microsoft Dynamics 365 Business Central, par exemple, offre une fonction Disponible à la vente qui calcule les dates de livraison à partir de son système de réservation. En revanche, les équipes se font piéger dans l'entre-deux : outils d'entrée de gamme et tableurs maison qui suivent fidèlement le stock physique, mais laissent « ce qui est vraiment libre » à une soustraction manuelle que quelqu'un est censé faire. Qualis ERP comble cet écart en faisant du réservé et du disponible des chiffres à part entière, calculés automatiquement, que vous ne saisissez jamais à la main.

Des filtres qui lisent le disponible

Comme le réservé est tenu à jour en temps réel, vos écrans du quotidien en profitent aussi. Le filtre rapide Avec réservations montre exactement quels niveaux portent des engagements. Le filtre Stock bas surveille le disponible et non le stock physique : il signale un produit quand la part réellement libre devient faible, même si les rayonnages paraissent pleins parce que la moitié du stock est réservée.

La boucle complète, de bout en bout

Les réservations suivent la commande pendant toute sa vie, en quatre étapes :

1. Confirmer. Un brouillon devient une commande confirmée. Qualis ERP réserve la quantité restant à livrer sur chaque ligne. Le réservé monte, le disponible baisse.
2. Modifier. Une commande confirmée est verrouillée. Pour changer une quantité tant que rien n'est parti, utilisez Revenir au brouillon : les réservations sont libérées, vous corrigez la ligne, puis vous confirmez de nouveau. Qualis ERP réserve alors la nouvelle quantité, ou refuse la confirmation si le stock manque.
3. Livrer. À chaque expédition, Qualis ERP libère la réservation au rythme de ce qui quitte l'entrepôt. Une livraison partielle libère exactement la part livrée, pas davantage.
4. Solder ou annuler. Quand la commande est entièrement livrée, ou si vous l'annulez, Qualis ERP libère la réservation restante et ce stock redevient disponible pour le client suivant.

À chaque étape, l'égalité En stock = Disponible + Réservé reste vraie. Vous pouvez la vérifier sur le graphique Tendance du stock de chaque niveau, qui trace les courbes En stock, Réservé et Disponible dans le temps, juste au-dessus de l'Historique des mouvements de stock qui explique chaque variation.

Comme les réservations se libèrent exactement au rythme des expéditions, aucun stock ne reste bloqué indéfiniment en « réservé », le travers classique des réservations manuelles que personne ne pense à lever. Annulez une commande, et son stock redevient aussitôt disponible. Livrez-en la moitié, et la réservation diminue d'exactement cette moitié. Le chiffre reste à jour et exact.

Repérer les ruptures avant l'expédition

La meilleure survente est celle que l'on évite plusieurs jours à l'avance. Puisque le disponible est fiable, Qualis ERP peut vous prévenir avant qu'un manque ne tourne à la crise.

Votre tableau de bord comporte notamment un encart Alertes stock bas qui compte les produits en stock bas ou à zéro, et liste les plus urgents avec leur quantité disponible. Qualis ERP envoie aussi une notification quand un produit tombe à zéro, passe en stock bas ou revient en stock. Vous êtes ainsi prévenu, même sans avoir l'écran des stocks sous les yeux.

Ainsi, le disponible à la vente passe du rôle de barrière qui dit « non » au pire moment à celui de signal d'alerte précoce, qui vous aide à réapprovisionner vos stocks avant d'y être contraint.

Questions fréquentes

Quelle différence entre stock physique et stock disponible ?

Le stock physique, affiché En stock dans Qualis ERP, est ce qui se trouve à un emplacement. Le Disponible est ce qui reste libre pour la vente ou la consommation, soit le stock physique moins tout ce qui est déjà Réservé pour des commandes confirmées. Vos commerciaux doivent donc promettre à partir du disponible, car le stock physique inclut des quantités déjà engagées.

À quel moment Qualis ERP réserve-t-il le stock ?

À la confirmation de la commande client, quand elle passe de Brouillon à Confirmée. Qualis ERP réserve la quantité restant à livrer de chaque ligne servie depuis le stock, sur l'emplacement où se trouve la marchandise. Si vous reconfirmez une commande annulée, Qualis ERP réserve de nouveau le stock : réservations et libérations restent ainsi équilibrées pendant toute la vie de la commande.

Que se passe-t-il si le stock ne suffit pas pour confirmer une commande ?

La confirmation est refusée et la commande reste en brouillon, au lieu de devenir une commande confirmée qu'aucun stock réel ne couvre. Qualis ERP indique quels articles manquent et de combien, quantité demandée face à quantité disponible, pour que vous sachiez exactement quoi réapprovisionner.

Deux commandes peuvent-elles réserver les mêmes unités en même temps ?

Non. La réservation repose sur un contrôle de disponibilité atomique : deux commandes confirmées au même instant ne peuvent pas prendre toutes les deux la dernière unité. L'une passe, et Qualis ERP signale à l'autre que le stock est insuffisant. C'est ce qui empêche la survente à la source.

Dois-je mettre à jour le réservé moi-même ?

Jamais. Les niveaux de stock, y compris En stock, Réservé et Disponible, sont en lecture seule et tenus à jour automatiquement par les mouvements de stock et l'activité des commandes. Aucun champ à modifier, aucun tableur à rapprocher. Pour changer une quantité physique, vous enregistrez un vrai mouvement de stock, un ajustement par exemple, et le niveau se met à jour seul.

Que devient une réservation quand je livre ou que j'annule la commande ?

Qualis ERP la libère au fil des livraisons. Livrez toute la commande et la réservation disparaît ; livrez-en une partie et seule cette partie se libère. Si vous annulez la commande, Qualis ERP libère toute la réservation restante, et ce stock redevient disponible pour d'autres clients.

En bref

La survente est d'abord un problème de données : votre équipe promettait à partir d'un chiffre qui incluait, sans le dire, du stock déjà engagé.

Le disponible à la vente corrige ce chiffre. En décomposant chaque niveau de stock en trois quantités (En stock, Réservé, Disponible) et en réservant le stock dès la confirmation de la commande, Qualis ERP affiche à votre équipe une quantité libre à la vente sur laquelle elle peut s'appuyer : ni tableur, ni calcul de tête, ni mauvaise surprise le lundi matin sur le quai.

Pour le voir sur vos propres articles, découvrez le module Niveaux de stock de Qualis ERP et regardez En stock, Réservé et Disponible se mettre à jour au fil de vos commandes. Vous pouvez aussi démarrer un essai et confirmer deux commandes sur le même stock pour voir le contrôle à l'œuvre.