Réapprovisionnement automatique des stocks : point de commande et min max

Le réapprovisionnement automatique des stocks consiste à confier au logiciel la surveillance de chaque article : quand le stock tombe au point de commande, il prépare lui-même le bon de commande, le transfert ou l'ordre de fabrication. Dans Qualis ERP, ERP industriel pour PME, le module Règles de réapprovisionnement fait ce travail. Il compare au point de commande un stock projeté qui compte aussi ce qui est déjà commandé, puis il calcule combien commander et prépare le document qui correspond à la route de la règle.

Prenons une usine de gourdes isothermes. Chaque gourde part avec un bouchon inox, et les bouchons arrivent par sachets de 100 chez un fournisseur de Tanger. Au magasin Fournitures de l'usine, il reste 14 sachets. Personne ne s'en inquiète, parce que la ligne de peinture tourne et que tout le monde regarde les cartons de gourdes. Le fournisseur livre en cinq jours : si la commande ne part pas cette semaine, les gourdes peintes attendront leurs bouchons.

Ce genre de rupture vient rarement d'une erreur de calcul. Quelqu'un devait surveiller cette référence dans un tableur, et la semaine où la charge a monté, le tableur a pris du retard. Le réapprovisionnement automatique retire cette surveillance des mains d'une seule personne.

Réapprovisionnement automatique : le principe en clair

Vous dites au système à partir de quel niveau un article est trop bas et d'où doit venir le nouveau stock. Il surveille, calcule et prépare le document.

Dans Qualis ERP, cette consigne s'appelle une règle de réapprovisionnement. Elle surveille un produit à un emplacement précis et répond à trois questions :

• Quand commander : au point de commande. L'Office québécois de la langue française le définit comme le niveau de stock qui, une fois atteint, entraîne la passation d'une commande de réapprovisionnement. Beaucoup d'ateliers l'appellent simplement le stock minimum.
• Combien commander : de quoi remonter jusqu'à une quantité cible, ou une quantité fixe.
• D'où vient le stock : vous l'achetez, vous le transférez depuis un autre emplacement ou vous le fabriquez.

Pour les bouchons de l'usine de gourdes, la règle tient en une ligne : sous 20 sachets au magasin Fournitures, on remonte à 60, en achetant chez Inox Fermetures.

Point de commande, stock minimum et min max

La stratégie la plus courante s'appelle Min/Max. Elle reprend la méthode mini-maxi décrite par l'OQLF : le stock maximal moins le stock disponible donne la quantité à commander. Dans le formulaire de la règle, le minimum s'appelle Quantité de point de commande et le maximum Quantité cible. Qualis ERP refuse une quantité cible qui ne dépasse pas le point de commande, ce qui évite une règle qui commanderait à vide.

Deux autres stratégies couvrent les cas restants. Qté Fixe commande toujours la même quantité au point de commande, pratique quand le fournisseur vend par lot de 500 ou accorde une remise à ce palier. Fabrication à la commande sert aux articles que vous ne voulez pas stocker : le moteur ne la déclenche jamais sur un niveau de stock, les quantités viennent des commandes clients.

L'onglet Seuils du formulaire porte ces deux quantités et un troisième réglage, le Stock de sécurité. C'est un tampon sous le point de commande : quand le stock projeté le touche, la règle passe en urgence Critique. L'onglet Sources complète la règle :

• le Fournisseur préféré pour une route Achat, ou l'Emplacement source pour un transfert ;
• un délai de livraison propre à l'article ;
• le Multiple de commande, qui arrondit chaque commande au carton ou à la palette : avec un multiple de 12, un besoin calculé de 25 devient une commande de 36.

Le stock de sécurité peut aussi s'exprimer en pourcentage. Dans Paramètres par défaut, la Méthode de stock de sécurité passe de Quantité fixe à Pourcentage de la demande moyenne. La valeur de la règle devient alors un pourcentage de la demande attendue pendant le délai de livraison : à 50 %, avec 4 sachets consommés par jour et un délai de 5 jours, le tampon vaut 10 sachets.

Il ne peut exister qu'une règle par couple produit-emplacement, et une fois la règle enregistrée, le formulaire de modification ne permet plus de changer son produit ni son emplacement. Deux acheteurs ne peuvent donc pas écrire chacun leur règle pour la même étagère.

Le chiffre qui évite la commande en double

Un outil de point de commande basique compare le minimum au stock physique. Ce chiffre trompe dans les deux sens. Vous avez 40 unités sur l'étagère, dont 30 déjà réservées pour une commande client, et 100 unités arrivent jeudi sur un bon de commande. L'outil naïf voit 40 et ne remarque pas qu'il ne reste que 10 unités libres. Ou bien il voit 40 sous la cible et recommande des pièces déjà dans le camion.

Qualis ERP déclenche ses règles sur le stock projeté :

stock physique - réservé + entrant - demande prévue = stock projeté

Avec l'exemple ci-dessus et sans demande prévue, le calcul donne 40 - 30 + 100 - 0 = 110. Si le point de commande est à 50, rien ne part.

Chaque terme a une source précise :

• Réservé : ce qui est déjà engagé sur de la demande confirmée à cet emplacement (voir le disponible à la vente).
• Entrant : le reste à recevoir sur les bons de commande ouverts, brouillons compris, et le reste à produire sur les ordres de fabrication ouverts, y compris ceux mis en attente.
• Demande prévue : la consommation moyenne des derniers jours à cet emplacement (livraisons, rebuts et transferts sortants), projetée sur l'horizon de planification, 30 jours par défaut.

C'est la logique du calcul des besoins nets, celle des logiciels de MRP. SAP la décrit sous le nom de Net Requirements Calculation et Odoo l'applique à ses règles de réapprovisionnement. Quand la demande est connue à l'avance, voyez aussi le calcul des besoins nets, avec un calculateur gratuit.

Sur la page de la règle, la section État du stock affiche ces termes un par un. Pour les bouchons, avant toute commande : 14 sachets en stock, rien de réservé, rien d'entrant, un projeté de 14. La règle suggère 46 sachets, soit 60 - 14.

Le rapport : voir ce qui doit être réapprovisionné

L'onglet Rapport de réapprovisionnement passe toutes les règles actives au même calcul, sans rien créer. Chaque ligne montre le Stock Actuel, le Réservé, l'Entrant, la Prévision, le Projeté, la Commande Suggérée et l'Urgence. Au survol, la case Commande Suggérée détaille son calcul, par exemple « Suggéré 46 = cible 60 - projeté 14 ». Les compteurs du haut (règles actives, à réapprovisionner, critiques, saines) reprennent la dernière exécution du moteur.

L'urgence suit trois seuils :

Urgence	Stock projeté
Critique	au niveau du stock de sécurité ou en dessous
Avertissement	entre le stock de sécurité et le point de commande
Sain	au-dessus du point de commande

En haut du rapport, les cartes Total Règles Actives, À réapprovisionner, Critique et Sain reprennent les compteurs de la dernière exécution du moteur. Une règle déjà couverte par du stock entrant reste au niveau Sain et sort de votre liste de travail.

Le moteur prépare le bon de commande en brouillon

L'onglet Moteur de réapprovisionnement transforme les signaux en documents. Il tourne en arrière-plan à la Fréquence d'évaluation réglée, toutes les 60 minutes par défaut, et le bouton Lancer le moteur le lance tout de suite. Il ne crée rien tant que la Création automatique des bons de commande reste désactivée dans Paramètres par défaut : il évalue chaque règle, compte celles qui se déclenchent et s'arrête là. C'est le bon réglage pour les premières semaines.

Une fois l'option activée, voici ce que donne une exécution pour les bouchons.

Le moteur a évalué la règle, l'a déclenchée et a créé un bon de commande. Il porte le statut Brouillon, le fournisseur Inox Fermetures, une ligne de 46 sachets de bouchons inox, et sa Référence d'origine renvoie au code de la règle. Le créateur de la règle reçoit une notification qui l'invite à vérifier la commande et à l'approuver.

Rien ne part chez le fournisseur sans un humain. La personne qui tient les achats relit la quantité, ajuste le prix si besoin, puis la valide avec Marquer comme approuvée. Quand un circuit de validation des achats s'applique à la commande, le bouton devient Soumettre pour approbation. Les quantités sont exprimées dans l'unité de stock de l'article, ici le sachet de 100 ; si vous achetez dans une autre unité, l'acheteur la change sur le brouillon (voir la conversion des unités de mesure).

Le moteur regroupe aussi les lignes. Toutes les règles Achat déclenchées pour un même fournisseur et un même entrepôt tombent dans un seul bon de commande, au lieu d'une commande par article.

Lancer deux fois ne commande pas deux fois

Revenez sur la règle juste après l'exécution. Le bon de commande en brouillon compte déjà comme entrant : 14 en stock, 46 entrants, un projeté de 60. La règle repasse au niveau Sain et ne suggère plus rien.

Relancez le moteur une heure plus tard ou dix fois de suite, il ne recrée pas la commande. Il ne déclenchera de nouveau qu'au moment où le stock projeté redescendra au point de commande, par exemple quand la consommation de la semaine aura entamé les 60 sachets.

Dans le chapitre « Le compte est bon » de la vidéo Stock, Sara lance le moteur de réapprovisionnement et ouvre le bon de commande en brouillon qu'il vient de préparer.

Acheter, transférer ou fabriquer : la route de la règle

Dans une usine, le même signal de stock bas ne demande pas toujours un achat. La Route de la règle choisit le document :

• Achat prépare un bon de commande en brouillon chez le fournisseur préféré.
• Transfert déplace le stock depuis l'emplacement source par un vrai mouvement de stock, dans la limite de ce qui y est disponible.
• Fabrication crée un ordre de fabrication au statut Planifié pour la quantité suggérée, dans le site de l'emplacement surveillé.

Une seule exécution peut donc préparer une commande fournisseur, ramener du stock d'un autre entrepôt et planifier un ordre de fabrication. Les ordres de fabrication ouverts comptent dans l'entrant au même titre que les bons de commande : un ordre déjà planifié couvre le besoin, et la règle Fabrication ne le crée pas une seconde fois.

Quand une situation demande un choix, le moteur ne devine pas. Un transfert d'article suivi par lot ou par numéro de série, un emplacement source vide, un article qui n'est pas ouvert à l'achat, une règle Fabrication sur un produit qui n'est pas marqué comme fabriqué : la règle remonte en notification à son créateur et le moteur passe à la suivante.

Pourquoi passer du tableur aux règles de réapprovisionnement

Le tableur de réapprovisionnement ignore les commandes fournisseurs en cours et les quantités réservées, et il n'est juste que le jour de sa dernière mise à jour. Il produit les deux mêmes problèmes :

1. La rupture : un sachet de bouchons à quelques centaines de dirhams arrête une ligne d'emballage, et le transport express coûte plus cher que la pièce.
2. Le surstock : deux personnes, ou une personne et un tableur en retard, commandent la même chose, et la trésorerie dort sur les étagères.

Les règles surveillent tous les couples article-emplacement à chaque exécution, et chaque exécution est inscrite au journal d'audit. Les bons de commande arrivent en brouillon, et c'est vous qui activez la création automatique. Pour les composants qui manquent à un ordre de fabrication précis plutôt qu'à un niveau de stock, la liste des manquants prend le relais.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le réapprovisionnement automatique des stocks ?

C'est une méthode où le logiciel surveille le stock de chaque article et prépare la commande avant la rupture. Dans Qualis ERP, une règle de réapprovisionnement fixe le point de commande, la quantité cible et la route ; le moteur prépare ensuite un bon de commande, un transfert ou un ordre de fabrication.

Quelle différence entre point de commande et stock minimum ?

Dans la pratique, c'est le même seuil : le niveau qui déclenche la commande. Dans Qualis ERP, il s'appelle Quantité de point de commande, et le stock de sécurité est un second seuil plus bas qui fait passer la règle en urgence Critique.

Comment fonctionne la méthode min max ?

Quand le stock projeté tombe au minimum ou en dessous, la règle commande de quoi revenir au maximum : quantité cible moins stock projeté, arrondie au multiple de commande. Avec un minimum de 20, une cible de 60 et 14 en stock, elle commande 46.

Le logiciel commande-t-il deux fois si une livraison est déjà prévue ?

Non. Les bons de commande ouverts, brouillons compris, et les ordres de fabrication ouverts entrent dans le stock projeté. Une règle déjà couverte reste au niveau Sain et ne déclenche aucune nouvelle commande.

Les bons de commande partent-ils sans validation ?

Non. Ils sont créés au statut Brouillon et seulement si vous avez activé la Création automatique des bons de commande. L'acheteur les vérifie puis les soumet à approbation.

Peut-on réapprovisionner par transfert ou par fabrication ?

Oui. La route Transfert déplace le stock depuis un emplacement source, la route Fabrication crée un ordre de fabrication planifié. Une même exécution du moteur traite les trois routes.

En résumé

Une règle de réapprovisionnement par article critique et par emplacement suffit pour commencer : point de commande, quantité cible, route. Laissez la création automatique désactivée quelques jours et suivez le Rapport de réapprovisionnement. Quand ses suggestions vous paraissent justes, activez-la : chaque déclenchement vous laissera un bon de commande en brouillon à relire. Vous pouvez essayer ces règles sur vos propres articles en créant votre compte Qualis ERP gratuitement, et le guide du module détaille chaque onglet.