Traçabilité des lots en production : tracez en amont et en aval

La traçabilité des lots est la capacité à retrouver quels lots de composants sont entrés dans chaque lot ou numéro de série de produit fini et, à l'inverse, dans quels produits finis se retrouve chaque lot de composant. Dans Qualis ERP, le module Ordres de fabrication enregistre cette généalogie automatiquement à chaque réception de produits finis.

Jeudi, 16 h. Votre fournisseur de roulements vous écrit : il a détecté un défaut sur un lot et pose la même question à tous ses clients. Avez-vous utilisé le lot BRG-6205-0417 et, si oui, où est-il passé ?

Le compte à rebours commence. Quelque part entre votre stock de produits finis et vos clients se trouvent des unités expédiées le mois dernier avec ce lot monté à l'intérieur. Vous ne savez pas exactement lesquelles. L'usine fait donc ce qu'elle a toujours fait. Quelqu'un ouvre un tableur, un collègue fouille les fiches suiveuses papier, et un troisième commence à appeler les clients pour gagner du temps.

Quand la réponse arrive enfin, on est le lendemain matin. Soit votre rappel est trop large, et vous retirez des produits conformes en entamant la confiance du client. Soit il est trop étroit, et des unités suspectes restent chez vos clients. Aucune des deux issues n'est acceptable.

C'est précisément le problème que résout la généalogie de production. Dans Qualis ERP, la réponse à la question du fournisseur est enregistrée au moment où chaque unité finie est réceptionnée. Personne n'a donc à reconstituer l'historique ; il suffit de le consulter.

Qu'est-ce que la généalogie de production ?

C'est l'arbre généalogique de chaque unité que vous fabriquez.

Pour tout lot ou numéro de série de produit fini, la généalogie de production répond à deux questions :

• En amont, la traçabilité ascendante (les ancêtres) : quels lots et numéros de série de composants sont entrés dans cette unité finie ? Quelles matières premières, quels sous-ensembles, quel ordre de fabrication ?
• En aval, la traçabilité descendante (les descendants) : ce lot de composant qui vous inquiète, dans quelles unités finies s'est-il retrouvé ? C'est la recherche des cas d'emploi, celle qui sert au rappel.

Lisez l'arbre dans un sens et vous menez une enquête sur un défaut (« cette unité est tombée en panne chez le client, qu'y avait-il dedans ? »). Lisez-le dans l'autre et vous délimitez un rappel de produit (« ce lot est défectueux, qu'avons-nous fabriqué avec ? »).

Le vrai adversaire, dans cette histoire, ce sont le rapprochement manuel, la fiche suiveuse papier et le tableur que seule une personne sait lire. La généalogie remplace les trois par un enregistrement qui s'écrit tout seul.

L'expression clé est tel que fabriqué. Une nomenclature indique ce qu'un produit doit contenir. La généalogie, elle, enregistre ce qu'une unité précise a réellement consommé, le jour de sa fabrication, jusqu'au lot de chaque composant. Les deux ne coïncident pas toujours, et c'est justement dans cet écart que les rappels dérapent.

Comment fonctionne la traçabilité des lots dans Qualis ERP ?

Dans une usine qui tourne à plein, personne n'a le temps de tenir une généalogie à jour, et personne n'a à le faire. Elle découle du travail que vous faites déjà.

Tout commence à l'atelier

Pendant l'exécution d'un ordre de fabrication (OF), vos opérateurs sortent les composants sur l'OF, puis réceptionnent les produits finis une fois la fabrication terminée. C'est l'activité normale de l'atelier.

Sur l'écran atelier de l'ordre, la section Sortir les matières donne à chaque ligne de composant son propre bouton Sortir, et la section Réceptionner la production donne à chaque produit un bouton Réceptionner. Quand un composant est suivi par lot ou par numéro de série, sa sortie enregistre aussi quel lot a été consommé. Cette sortie de matière, vous la faisiez déjà, et elle ne demande aucune saisie supplémentaire.

Que se passe-t-il à la réception des produits finis ?

Au moment où vous réceptionnez les produits finis, Qualis ERP crée automatiquement un lien de généalogie. Le logiciel lit d'abord le journal des sorties de matières de l'OF, puis prend un instantané de chaque lot de composant consommé et l'attache au lot fini que vous venez de réceptionner.

Ce lien enregistre :

• le produit fini, son lot ou numéro de série et la quantité réceptionnée ;
• chaque lot ou numéro de série de composant consommé, avec la quantité et l'opération qui l'a consommé ;
• l'ordre de fabrication, le mouvement de réception et l'horodatage exact de la production.

Chaque enregistrement reçoit sa propre référence, par exemple GEN-00001. Il est écrit une fois, puis verrouillé, et devient ainsi une trace d'audit immuable que personne ne modifie ensuite. Les sous-produits sont réceptionnés sans lien de généalogie, car la généalogie suit le produit fini que vous avez réellement besoin de tracer.

Comme le lien est construit à partir du journal des sorties et non de la recette, il reflète ce qui s'est vraiment passé. Si un opérateur a remplacé un lot par un autre à la dernière minute, la généalogie montre ce lot-là, et non celui que prévoyait la nomenclature.

Comment tracer un lot en amont et en aval ?

Qualis ERP offre deux points d'entrée pour tracer un lot. L'onglet Traçabilité d'un ordre de fabrication part des lots que cet ordre a produits. Le bouton Traçabilité de la liste des ordres part de n'importe quel lot ou numéro de série.

L'onglet Traçabilité d'un ordre de fabrication

Ouvrez un ordre de fabrication et vous verrez une rangée d'onglets : Matières, Plan matières, Ordres de travail, Coût et Traçabilité. L'onglet Traçabilité affiche les lots que l'ordre a produits et vous laisse parcourir l'arbre à partir de chacun d'eux. Tant que l'ordre n'a pas réceptionné de produit fini suivi par lot ou par numéro de série, l'onglet indique simplement que la généalogie apparaîtra à ce moment-là.

Depuis un lot fini, choisissez Composants pour tracer en amont. Qualis ERP affiche les lots de composants consommés dans ce lot, puis poursuit dans les ordres de sous-ensembles qui l'ont alimenté. Depuis un lot de composant, choisissez Utilisé dans pour tracer en aval. Vous voyez alors chaque lot fini dans lequel ce lot s'est retrouvé, d'ordre parent en ordre parent. Le parcours est multiniveau, si bien qu'une matière première située trois niveaux de sous-ensembles plus bas reste accessible en une seule recherche.

Comment tracer un lot depuis la liste des ordres ?

Inutile d'ouvrir un ordre pour lancer une recherche. Dans la liste des ordres de fabrication, la barre du haut propose un bouton dédié, Traçabilité.

Ouvrez-le, sélectionnez un lot ou un numéro de série, puis choisissez le sens de la recherche avec Composants ou Utilisé dans. Cet écran sert exactement au moment de notre histoire : le fournisseur cite un lot, vous le sélectionnez, vous choisissez Utilisé dans et vous voyez chaque unité finie qui le contient. Pour le dossier qualité ou pour le client, le bouton Exporter CSV enregistre l'arbre affiché dans un fichier à joindre.

Deux garde-fous techniques évitent qu'une recherche s'emballe. D'abord, la recherche résiste aux boucles : chaque lot n'est développé qu'une seule fois, si bien qu'une référence circulaire ne la fait jamais tourner indéfiniment. Ensuite, elle est bornée : au-delà de 500 nœuds, elle s'arrête proprement et un avertissement signale que l'arbre est tronqué. Une généalogie profonde ou désordonnée ne bloque donc pas votre écran.

Pourquoi enregistrer la généalogie automatiquement ?

Revenons au courriel de 16 h, mais cette fois votre usine travaille avec Qualis ERP.

Vous ouvrez l'écran Traçabilité, sélectionnez le lot de roulements et tracez en aval. En moins d'une minute, vous obtenez la liste exacte des numéros de série finis qui l'ont consommé, les ordres qui les ont produits et ceux qui sont encore dans votre entrepôt. Vous rappelez précisément ces unités, ni plus ni moins.

Prenons un exemple chiffré, purement illustratif. Le lot BRG-6205-0417 comptait 400 unités. En mars, 240 de ces roulements ont été sortis sur trois ordres de fabrication, à raison d'un roulement par bride, soit 240 unités finies numérotées. Sans traçabilité des lots, la consigne devient « rappelez tout ce qui a été fabriqué en mars », soit 1 800 unités. Avec une bride vendue 85 € (environ 900 MAD), le rappel ciblé porte sur 20 400 € de produits. Le rappel de tout le mois de mars en retire 153 000 €, dont 132 600 € de produits conformes.

Qu'est-ce que la généalogie automatique vous évite ?

L'enregistrement automatique écarte quatre risques que les PME industrielles connaissent bien.

• Les rappels trop larges. Sans traçabilité au niveau du lot, « on pense que c'était vers mars » devient « retirez tout ce qui date de mars ». La généalogie vous permet de ne retirer que ce qui est réellement touché.
• Les rappels trop étroits. Le pire scénario reste l'unité suspecte que vous ratez. Un arbre complet, tel que fabriqué, comble cet écart.
• Le tableur qui ment. Un registre de traçabilité manuel dérive dès que quelqu'un oublie une ligne. Un enregistrement créé automatiquement à la réception n'en oublie aucune.
• La panique avant l'audit. Quand un client ou un auditeur vous demande de prouver le contenu d'une unité précise, vous lui montrez l'enregistrement de généalogie et le journal d'audit qui l'accompagne, au lieu de promettre de lui répondre « au plus vite ».

En France, les rappels de produits de consommation, automobile comprise, sont publiés sur RappelConso, le site public des alertes de produits dangereux, proposé notamment par la DGCCRF et la DGAL. Si l'un de vos clients doit y publier un rappel, il vous posera la question du début de cet article : quelles unités contiennent le lot suspect ?

Les autres ERP savent-ils tracer les lots ?

Oui, les ERP sérieux savent tracer les lots. La vraie différence tient à l'effort manuel que cela vous coûte au quotidien, et au fait que la fonction soit active par défaut ou réservée à une offre plus chère avec un paramétrage par un consultant. Beaucoup d'entreprises de taille moyenne s'appuient encore sur des tableurs ou sur des registres de traçabilité tenus à côté de l'ERP, que quelqu'un doit maintenir à la main. Dans Qualis ERP, la généalogie fait partie du cycle de vie de l'ordre de fabrication et naît de la même étape de réception que votre équipe effectue déjà.

À quoi ressemble l'arbre de bout en bout ?

Vu de haut, tout tient en un flux simple. Les composants, chacun avec son lot, sont d'abord sortis sur un ordre. L'ordre est ensuite terminé et réceptionné, ce qui crée un lien de généalogie. Ce lot fini peut à son tour devenir le composant d'un ordre de niveau supérieur, et l'arbre grandit.

Parcourez l'arbre vers le bas et vous obtenez tout ce qui compose une unité. Parcourez-le vers le haut et vous obtenez tous les produits finis dans lesquels un lot de composant a été utilisé. Ce sont les mêmes données, lues dans deux directions, et toujours à jour puisqu'elles sont enregistrées à la source.

Vous êtes sous-traitant automobile ? Voyez ce qu'un ERP couvre, et ce qu'il ne couvre pas, pour un système de management IATF 16949.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une nomenclature et la généalogie de production ?

Une nomenclature est la recette : ce qu'un produit devrait contenir. La généalogie de production est l'enregistrement tel que fabriqué : ce qu'un lot fini précis a réellement consommé, lots de composants compris, enregistré le jour de sa fabrication. La nomenclature est un plan, la généalogie un historique.

Dois-je créer les enregistrements de généalogie à la main ?

Non. Qualis ERP crée le lien de généalogie automatiquement quand vous réceptionnez les produits finis d'un ordre de fabrication. Le logiciel prend un instantané des lots de composants dans le journal des sorties de matières de l'OF. L'enregistrement découle donc du travail normal de l'atelier, sans saisie supplémentaire.

Peut-on tracer un lot en amont et en aval ?

Oui. La traçabilité ascendante montre les lots et numéros de série de composants entrés dans une unité finie, à travers tous les ordres de sous-ensembles. La traçabilité descendante, celle du rappel, montre chaque lot fini dans lequel un lot de composant s'est retrouvé, à travers les ordres parents.

La généalogie fonctionne-t-elle aussi pour les numéros de série ?

Oui. La généalogie trace aussi bien les articles suivis par lot que ceux suivis par numéro de série. Les produits finis suivis par numéro de série sont réceptionnés à raison d'une unité par numéro, si bien que chaque numéro de série reçoit son propre enregistrement tel que fabriqué.

En quoi la traçabilité des lots aide-t-elle lors d'un rappel ?

Quand un fournisseur ou votre propre service qualité signale un lot de composant suspect, vous le tracez en aval pour obtenir la liste exacte des lots et numéros de série finis qui l'ont consommé. Vous limitez ainsi le rappel aux seules unités touchées, puis vous exportez la recherche en CSV pour le dossier qualité ou pour le client.

Peut-on extraire la généalogie pour un audit ?

Oui. Chaque enregistrement de généalogie porte sa propre référence et constitue un lien immuable, inscrit au journal d'audit. L'écran Traçabilité exporte aussi l'arbre en CSV. Vous remettez ainsi à l'auditeur ou au client un enregistrement fiable, tiré du système, plutôt qu'un registre tenu à la main.

En bref

Les rappels et les enquêtes sur défaut sont éprouvants, car ils obligent à reconstituer dans l'urgence un historique jamais enregistré correctement. La généalogie de production l'enregistre au fil de la fabrication, si bien que la réponse est déjà disponible quand la question arrive.

Tracez en aval pour les rappels, en amont pour l'analyse des causes, et abandonnez le tableur que seule une personne comprend.

Pour tester la généalogie sur vos propres produits, ouvrez l'onglet Traçabilité d'un ordre dans le module Ordres de fabrication de Qualis ERP, ou démarrez un essai et menez un ordre de bout en bout pour voir la généalogie s'écrire toute seule.