Suivi par lots : numéro de lot, quarantaine et péremption au quotidien

Mardi, 10 h, à l'entrepôt de Gourdes Hop. L'Agence Solvane attend 40 cartons de gourdes Vert Sauge, et ils doivent tous venir du même bain de peinture : deux bains ne donnent jamais exactement le même vert. Le magasinier a deux lots de ce produit en rayon, le 041 et le 043, plus foncé. S'il prend « 40 cartons de Vert Sauge » sans regarder le numéro de lot, le client recevra deux teintes dans la même livraison.

Le suivi par lots sert à éviter ce genre de livraison. Chaque quantité en stock porte un numéro de lot, depuis la réception jusqu'à la sortie, et le logiciel sait à tout moment combien il reste de chaque lot, où il se trouve et s'il a encore le droit de partir. Voici comment Qualis ERP gère les lots dans le travail de stock de tous les jours.

Ce que le suivi par lots change dans le stock

Sans suivi par lots, un article n'a qu'un chiffre : 98 cartons de Gourde 750 ml Vert Sauge. Ce chiffre est juste, et il ne vous dit rien sur ce que vous pouvez livrer ensemble.

Les problèmes arrivent toujours au même moment, quand quelqu'un demande « lequel ? » :

• un client exige un seul lot par commande (teinte, coulée, bain, campagne de production) ;
• un fournisseur annonce qu'un lot de joints est défectueux et vous demande ce qu'il vous en reste ;
• le contrôle qualité veut bloquer un lot suspect pendant l'analyse, sans bloquer tout l'article ;
• un lot de colle ou de fluide arrive à sa date d'expiration alors qu'il reste encore trois fûts en rayon.

Un tableur peut tenir une colonne « lot ». Il ne peut pas empêcher le cariste de sortir le mauvais, ni recalculer le stock de chaque lot à chaque mouvement. C'est ce que fait un logiciel de gestion par lot.

Suivi par lots : définition simple

Un lot est une quantité de produit fabriquée ou reçue dans les mêmes conditions : même bain, même coulée, même livraison fournisseur. Il porte un numéro de lot, souvent imprimé sur l'étiquette par le fournisseur ou par votre atelier. Un numéro de série identifie une seule unité physique, par exemple un moteur ou un instrument.

Le suivi par lots consiste à enregistrer ce numéro à chaque entrée, chaque déplacement et chaque sortie, pour que le stock soit connu lot par lot. La généalogie, qui relie les lots de composants aux lots de produits finis qu'ils ont servi à fabriquer, est un autre sujet. Nous l'avons traité dans notre article sur la traçabilité des lots en production. Ici, on reste dans l'entrepôt.

Activer la gestion des lots sur la fiche article

Tout commence sur la fiche produit. Dans Qualis ERP, la méthode de suivi d'un article suivi en stock se choisit parmi trois valeurs : Quantité, Lot ou Série. Un article en Quantité ne demande jamais de lot. Un article en Lot l'exige à chaque mouvement. Un article en Série l'exige aussi, à raison d'un numéro par unité.

Dès que l'article a des niveaux de stock ou des lots, Qualis refuse de changer sa méthode de suivi, car l'historique a été enregistré sous d'autres règles.

La même fiche porte les durées de vie de l'article, en jours : Jours d’expiration, Jours avant péremption, Jours de retrait et Jours d’alerte. Elles servent à dater chaque nouveau lot sans calcul à la main.

Le numéro de lot saisi à la réception

Le numéro de lot entre dans le système au moment où la marchandise arrive. Sur un bon de commande fournisseur, la fenêtre Recevoir les articles affiche, pour un article suivi, le champ Lot / Numéro de série (requis pour ce produit). Sans lot, la réception ne part pas : « Veuillez sélectionner un lot ou un numéro de série pour ce produit tracé ».

Si le lot n'existe pas encore, le magasinier le crée sans quitter la réception, avec Créer un nouveau lot / numéro de série en bas de la liste. Le produit est déjà rempli, et le numéro qu'il venait de taper dans la recherche aussi. À la création, Qualis calcule les dates du lot à partir des durées de la fiche article : avec 365 jours d'expiration, un lot créé aujourd'hui expire dans un an. Une date saisie à la main reste prioritaire.

Deux règles protègent la saisie :

• un même numéro de lot ne peut exister qu'une fois pour un produit donné (« Ce numéro existe déjà pour ce produit ») ;
• pour un article suivi en série, chaque unité se reçoit seule, avec son propre numéro, et un numéro déjà en stock ne peut pas entrer une deuxième fois.

Des dizaines de lots se chargent aussi par fichier CSV, avec un aperçu et une validation avant l'import, qui tourne en tâche de fond.

Le lot sur chaque mouvement de stock

Une fois en stock, le lot suit la marchandise. Chaque mouvement enregistré dans Qualis (réception, déplacement, livraison, consommation en production, rebut, ajustement) porte le produit, le lot, les emplacements de départ et d'arrivée, la quantité, l'auteur et la date. Un mouvement ne se modifie pas et ne se supprime pas : une erreur se corrige par un mouvement inverse.

Pour un article suivi, le lot n'est jamais facultatif. Sur l'écran Déplacer du stock, le champ lot apparaît dès que l'article est tracé, et le formulaire refuse de partir sans lui : « Ce produit est tracé : le lot ou le numéro de série exact est obligatoire. » Le serveur applique la même règle à chaque réception, livraison, consommation ou déplacement, quel que soit l'écran d'origine.

La liste de choix du lot ne montre que les lots du produit sélectionné, chacun avec son statut en couleur. Le magasinier voit avant de valider qu'il prend le 041 disponible et pas le 043.

Depuis la fiche d'un lot, trois boutons comptés mènent à son histoire : Mouvements de stock, Historique de rebut et Ajustements.

Le suivi des lots en stock : combien, et où

Le stock d'un article suivi se lit lot par lot. Dans Niveaux de stock, chaque ligne correspond à un produit, à un emplacement et à un lot. Deux lots rangés dans la même allée font deux lignes, avec pour chacune la colonne Lot / Série, le stock, le réservé et le disponible.

Filtrez la liste sur un produit et le bloc Stock total pour ce produit s'affiche en tête, cumulé sur chaque entrepôt, emplacement et lot. Avec Répartir par Lot / Série, la Gourde 750 ml Vert Sauge se lit en deux lignes : 50 cartons du 041, 48 du 043. Le magasinier sait alors qu'aucun des deux lots ne suffit à lui seul pour une commande de 60 cartons, avant même d'aller en rayon.

Ce sont ces lignes que la vidéo Stock parcourt dans son deuxième chapitre, quand Sara cherche où se trouvent les 40 cartons d'un seul vert.

Chapitre « Où est quoi ? » : Sara ouvre la Vert Sauge 750 ml dans les niveaux de stock et lit le stock de chaque lot, puis la ligne du lot 041 en allée B.

La liste Lots / Numéros de série donne l'autre vue : un lot par ligne, avec sa quantité en stock, son statut et sa date d'expiration. En haut, quatre tuiles comptent les lots Disponible, En cours d'utilisation, En quarantaine et Expiré, et un clic sur une tuile filtre la liste. La quantité d'un lot ne se saisit jamais : elle est recalculée à partir des niveaux de stock, à chaque mouvement.

Lot en quarantaine : bloquer sans perdre la trace

Un lot suspect ne doit plus partir, mais il ne doit pas disparaître non plus. Le statut En quarantaine fait exactement cela.

Un lot passe en quarantaine de deux façons. En contrôle de réception, une inspection tranchée Rejeter déplace la marchandise vers l'emplacement de quarantaine de l'entrepôt et passe le lot en quarantaine, sans autre saisie. Un responsable peut aussi changer le statut depuis la fiche du lot, par exemple quand le bain 043 doit attendre l'avis du client sur sa teinte.

Dès lors, Qualis refuse trois choses pour ce lot :

• la livraison à un client ;
• la consommation dans un ordre de fabrication ou un ordre de maintenance ;
• la réservation : quand Qualis calcule ce qui peut être réservé pour une commande client ou un ordre de fabrication, le stock de ce lot n'est plus compté.

Le message de refus nomme le lot et son statut, et rappelle les sorties possibles : le libérer, ou bien le déplacer ou le mettre au rebut. Ces deux dernières opérations restent ouvertes, et c'est voulu. Sortir un lot douteux d'une zone de prélèvement ou le passer en perte, c'est précisément ce qu'on attend du magasin une fois le lot bloqué.

La fiche du lot affiche un bandeau qui explique la situation (« Ce lot est bloqué et ne peut être ni livré ni consommé ») avec un lien vers ses mouvements. La personne qui a créé le lot reçoit une notification de priorité haute quand il passe en quarantaine, sauf si c'est elle qui l'a fait.

Lot en quarantaine ou emplacement de quarantaine

Qualis distingue deux blocages, et les deux se combinent. Le statut bloque un lot, où qu'il se trouve. Un emplacement marqué Contrôle qualité / Quarantaine bloque tout ce qui y est rangé, même un article sans lot : le stock y reste compté physiquement, mais il ne peut être ni réservé, ni livré, ni consommé. Dans les niveaux de stock, ces quantités apparaissent En attente.

Chez Gourdes Hop, les huit cartons écrasés de l'allée B partent ainsi vers l'emplacement Quarantaine avant leur mise au rebut. Le reste du lot 041, intact, reste disponible.

Date de péremption d'un lot : l'expiration gérée chaque nuit

Une fiche de lot porte cinq dates : Date de fabrication, Date d'expiration, Date de péremption, Date de retrait et Date d'alerte. Elles sont remplies à la création à partir des durées de la fiche article, ou saisies à la main, et elles se lisent dans l'onglet Dates de suivi du lot.

Deux tâches automatiques s'en servent chaque nuit :

• à minuit, tout lot Disponible ou En cours d'utilisation dont la date d'expiration est passée devient Expiré. Le changement est inscrit au journal d'audit au nom du système, et le créateur du lot est prévenu ;
• à 1 h, tout lot dont la date d'alerte est atteinte déclenche une notification « bientôt expiré » à son créateur, une seule fois par lot.

Un lot expiré se comporte comme un lot en quarantaine : ni livraison, ni consommation, ni réservation, mais déplacement et rebut possibles pour vider le rayon. Sur la fiche, une date dépassée est signalée (« Cet enregistrement a expiré »), et une date à moins de 30 jours aussi (« Cet enregistrement expirera bientôt »).

Réglez la date d'alerte assez tôt pour avoir le temps d'agir. Pour un fluide qui expire à 365 jours, une alerte à 280 jours laisse près de trois mois pour le consommer en priorité.

Choisir le bon lot à la préparation

Dans chaque liste de choix, un lot affiche son statut en couleur : vert pour Disponible, ambre pour En quarantaine, rouge pour Expiré. La liste montre aussi les lots bloqués, parce qu'il faut pouvoir les déplacer ou les mettre au rebut. Si le magasinier en choisit un pour une livraison ou une consommation, l'opération est refusée avec le nom du lot et la raison.

Pour sortir d'abord ce qui périme le plus tôt, triez la liste des lots par Date d'expiration et filtrez-la sur le produit et le statut Disponible : le premier lot de la liste est celui à prendre. La colonne date accepte un filtre par période, pratique pour lister tout ce qui expire ce mois-ci.

Pour la demande du client de Gourdes Hop, la vue Répartir par lot suffit : 40 cartons du 041 sont disponibles, la commande sort d'un seul bain.

Gestion par lot : logiciel ou tableur

Besoin	Tableur avec colonne « lot »	Logiciel de gestion par lot (Qualis ERP)
Numéro de lot obligatoire	Dépend de la discipline de chacun	Refus de tout mouvement sans lot pour un article suivi
Stock par lot	Recalculé à la main	Recalculé à chaque mouvement, par emplacement
Doublon de numéro	Possible	Refusé pour un même produit
Lot suspect	Une couleur dans une cellule	Statut En quarantaine qui bloque livraison, production et réservation
Expiration	Filtre à refaire chaque semaine	Passage en Expiré chaque nuit, alerte au créateur
Historique d'un lot	Plusieurs onglets à croiser	Mouvements, rebuts et ajustements depuis la fiche du lot

Le tableur suffit pour une dizaine de lots par mois et une seule personne au magasin. Au-delà, il suffit d'un oubli de colonne pour livrer le mauvais lot.

Questions fréquentes

Quelle différence entre suivi par lots et traçabilité ?

Le suivi par lots tient le stock lot par lot : quantité, emplacement, statut, dates. La traçabilité va plus loin et relie les lots entre eux, par exemple les lots de composants consommés dans un lot de produits finis. Le second repose sur le premier.

Faut-il un numéro de lot pour tous les articles ?

Non. Seuls les articles dont la méthode de suivi est Lot ou Série l'exigent. Les consommables sans enjeu de qualité restent en Quantité, sans saisie supplémentaire.

Où trouver le numéro de lot d'un produit reçu ?

Sur l'étiquette ou le bon de livraison du fournisseur. Dans Qualis, ce numéro devient le N° de lot fournisseur de la fiche, et une référence interne facultative peut s'y ajouter.

Un lot en quarantaine peut-il encore être déplacé ?

Oui. Un lot en quarantaine ou expiré ne peut être ni livré, ni consommé, ni réservé, mais il peut être déplacé, ajusté ou mis au rebut. Ce sont les opérations qui permettent de le sortir des rayons.

Comment est gérée la date de péremption d'un lot ?

Les dates du lot se calculent à sa création à partir des durées de la fiche article, ou se saisissent à la main. Chaque nuit, les lots dont la date d'expiration est passée deviennent Expirés, et ceux dont la date d'alerte est atteinte déclenchent une notification.

Peut-on changer la méthode de suivi d'un article après coup ?

Pas une fois que l'article a des niveaux de stock ou des lots enregistrés. Décidez donc de la méthode à la création de l'article.

En résumé

Le suivi par lots tient en quelques règles appliquées sans exception : un numéro de lot saisi à la réception, présent sur chaque mouvement, un stock calculé lot par lot, un statut qui bloque les lots suspects ou expirés et des dates surveillées chaque nuit. Qualis ERP applique ces règles dans le module Lots / Numéros de série, relié aux réceptions, aux mouvements et aux niveaux de stock.

Commencez par vos cinq articles les plus sensibles : passez-les en suivi par lot, réglez leurs durées de vie, et recevez la prochaine livraison avec ses numéros. Créez votre compte Qualis ERP pour essayer sur vos propres articles.