Fiche de non-conformité modèle : Word et Excel gratuits avec registre
Une fiche de non-conformité vierge à télécharger en Word et en Excel, avec un registre, et comment remplir chaque rubrique : confinement, retouche, réparation ou dérogation, causes, efficacité, coût et clôture.
Équipe Qualis ERP
11 min de lecture
Une fiche de non-conformité (FNC) suit un défaut produit de sa détection à sa clôture : l'écart constaté, les pièces bloquées, la décision prise sur elles, la personne qui l'a prise, la cause et l'action qui empêchera le défaut de revenir. ISO 9001 demande de conserver ces informations sans imposer de formulaire. Le modèle gratuit de cette page existe en Word, pour une fiche à remplir, et en Excel, avec un registre qui liste toutes les fiches. Qualis ERP, l'ERP industriel en ligne pour les PME qui fabriquent sur stock ou à la commande, enregistre la plupart de ces rubriques dans son module de non-conformités, présenté en fin d'article avec ses limites.
- Télécharger le modèle de fiche de non-conformité en Word (.docx)
- Télécharger la fiche et le registre en Excel (.xlsx)
Ce que contient le modèle
Le modèle de fiche NC suit l'ordre du traitement, en dix rubriques :
- identification et origine de la non-conformité ;
- produit et lot concernés ;
- description de l'écart et gravité ;
- actions immédiates et confinement ;
- décision de traitement, avec l'autorité qui décide et l'accord du client ;
- analyse des causes ;
- lien vers l'action corrective ;
- vérification de l'efficacité ;
- coût ;
- clôture.
La décision de traitement propose six choix : retouche, réparation avec dérogation, utilisation en l'état par dérogation, déclassement, rebut et retour fournisseur. Le classeur Excel contient la même fiche et ajoute trois feuilles : « Registre », une ligne par non-conformité avec des filtres et des colonnes calculées (statut, délai de traitement, échéance dépassée) ; « Exemple », une ligne fictive commentée ; « Listes », qui alimente les menus déroulants.
Ce que demande ISO 9001
Le §8.7 de l'ISO 9001 demande de maîtriser les produits non conformes pour qu'ils ne soient ni utilisés ni livrés par erreur, y compris après livraison, d'après la synthèse du §8.7 publiée par Auditor Training Online. Le §10.2 vise toute non-conformité, réclamations clients comprises, et ajoute la recherche des causes et la revue de l'efficacité des actions (synthèse du §10.2). Chaque exigence a sa rubrique dans le modèle :
| Ce que la norme demande (paraphrase) | Rubrique du modèle |
|---|---|
| Identifier le produit non conforme et le maîtriser (§8.7.1) | Produit et lot ; actions immédiates et confinement |
| Décrire la non-conformité (§8.7.2) | Description de l'écart |
| Décrire les actions et les dérogations obtenues (§8.7.2) | Décision de traitement |
| Désigner qui a décidé du traitement (§8.7.2) | Autorité qui décide |
| Chercher les causes et les cas semblables (§10.2.1) | Analyse des causes |
| Agir sur les causes et revoir l'efficacité (§10.2.1) | Action corrective ; vérification de l'efficacité |
L'ISO 9001:2026, publiée le 16 septembre 2026 selon DNV, laisse le §8.7 inchangé et ne modifie le §10.2 que sur la forme, d'après l'analyse d'Advisera.
Remplir la fiche, rubrique par rubrique
L'exemple est fictif : au contrôle de réception, un contrôleur trouve une cote hors tolérance sur des supports de suspension SB-210 du lot L2610-041, livrés par un sous-traitant.
Identification, origine, produit et lot
Donnez à chaque fiche un numéro unique et continu dans l'année, la date, le nom de la personne qui a détecté l'écart et le poste de détection. L'origine dit où le défaut a été trouvé : contrôle de réception, fabrication, contrôle final, réclamation client, audit, fournisseur. Une réclamation exprime l'insatisfaction d'un client et ne révèle pas toujours un écart réel ; la fiche décrit l'écart une fois constaté.
Notez la référence, le numéro de lot ou de série, le fournisseur ou l'ordre de fabrication. Séparez la quantité suspecte, bloquée en attendant le tri, de la quantité non conforme, confirmée après contrôle. Dans l'exemple, les 240 pièces du lot sont suspectes avant le tri.
Description de l'écart et gravité
Écrivez l'exigence et le constat côte à côte : la cote du plan avec son indice et la valeur mesurée, ou le défaut d'aspect et le critère d'acceptation. Joignez une photo et le relevé de mesure. ISO 9000:2015 définit la non-conformité comme la « non-satisfaction d'une exigence », d'après une procédure de l'ANSES, sans rien dire de la gravité : notez-la à part, selon l'échelle de votre entreprise.
Actions immédiates et confinement
La correction supprime les effets de l'écart. La fiche pratique de l'AFNOR cite le « tri d'un lot de pièces déclarées non conformes » et précise que les corrections sont aussi appelées « actions curatives ». Le confinement empêche les pièces suspectes d'avancer : étiquette, quarantaine, livraison retenue. Pour chaque lieu (magasin, atelier, transit, client), notez la quantité bloquée, la date et qui a agi.
Décision de traitement
Les définitions suivent l'ISO 9000:2015 (§3.12) ; celle du rebut vient du glossaire des Techniques de l'Ingénieur.
| Décision | Ce que devient la pièce | Point d'attention |
|---|---|---|
| Retouche | Remise en conformité avec l'exigence d'origine | Recontrôler après la retouche (§8.7.1) |
| Réparation avec dérogation | Rendue utilisable pour l'usage prévu, sans redevenir conforme | Dérogation à obtenir ; en automobile, accord du client avant de réparer |
| Utilisation en l'état par dérogation | Acceptée telle quelle, en connaissance de cause | Dérogation écrite ; en automobile, accord du client avant utilisation |
| Déclassement | Changée de classe pour répondre à des exigences différentes de celles d'origine | Identifier la nouvelle classe sur la pièce et en stock |
| Rebut | Retirée de l'usage prévu | En automobile, rendue inutilisable et irréparable |
| Retour fournisseur | Renvoyée au fournisseur | Joindre la fiche au retour |
Le mot « reprise » désigne tantôt la retouche, tantôt la réparation selon les sources : écrivez plutôt retouche ou réparation.
En français, « dérogation » couvre deux autorisations que l'ISO 9000 distingue : la concession, qui accepte un produit déjà fabriqué malgré l'écart, et la dérogation avant production, qui autorise à s'écarter d'une exigence « avant sa réalisation » selon la définition citée par l'ANSES. La fiche porte sur des pièces déjà produites : notez-y la concession, avec son numéro, sa date et son signataire.
La rubrique de l'autorité qui décide répond au §8.7.2 : nom, fonction et date. En automobile, l'IATF 16949:2016 (§8.7.1.1) exige l'autorisation du client avant une utilisation en l'état ou une réparation, d'après les interprétations officielles de l'IATF. Pour une simple retouche, suivez le manuel qualité de votre client. La FAQ de l'IATF précise qu'une pièce rebutée doit être rendue inutilisable et irréparable, sans obligation de la broyer.
Analyse des causes et action corrective
Le §10.2 demande de chercher les causes et de vérifier si des non-conformités semblables existent ou pourraient survenir. Cherchez pourquoi le défaut s'est produit, et pourquoi il n'a pas été détecté plus tôt ; une série de 5 pourquoi tient dans la rubrique. Pour un défaut grave, répétitif ou chez un client qui exige un 8D, notez le numéro du 8D ouvert : notre modèle de rapport 8D reprend l'analyse en détail.
Une fois les causes trouvées, l'action corrective sert, selon l'AFNOR, à agir « pour supprimer ces causes et permettre ainsi d'éviter que cette non-conformité ne réapparaisse ». La fiche renvoie au plan d'actions (CAPA ou 8D) par son numéro, avec un responsable et une échéance. Dans l'exemple, le sous-traitant trouve un mors de bridage usé, et l'action porte sur l'entretien de son montage.
Efficacité, coût et clôture
« L'efficacité d'une action corrective se mesure a posteriori », rappelle l'AFNOR. Fixez le critère avant de vérifier, par exemple aucun défaut sur les trois lots suivants, puis notez la date, le résultat et le vérificateur. Notre article sur l'efficacité des actions correctives explique comment fixer ce critère.
Pour le coût, le modèle additionne les pièces rebutées, la main-d'œuvre de tri et de retouche, les transports et retours, et les frais refacturés par le client, en montants estimés avec leur devise.
Clôturez quand la décision est appliquée, les pièces bloquées libérées ou sorties du stock, et l'efficacité vérifiée. Datez et signez.
Tenir le registre des non-conformités
La feuille « Registre » du classeur Excel reçoit une ligne par fiche. Ouvrez la ligne le jour de la détection, pas à la clôture, pour que les fiches en cours restent visibles. Chaque mois, les filtres servent à trois revues :
- les fiches ouvertes depuis longtemps, et ce qui les bloque ;
- les répétitions sur un produit, un fournisseur ou un poste, que le §10.2 demande de chercher ;
- les fiches les plus coûteuses, qui méritent une analyse des causes plus poussée.
Confiez le registre à une seule personne et gardez une numérotation continue : une fiche annulée garde son numéro, avec le motif.
Cinq erreurs à éviter
- Remplir la fiche après coup. Remplie à la clôture, elle ne dit plus où étaient les pièces ni combien ont été bloquées.
- Prendre le tri pour une action corrective. Le tri traite le lot présent ; le lot suivant aura le même défaut si la cause reste.
- Utiliser en l'état sur un accord oral. Le §8.7.2 demande de conserver les dérogations obtenues ; en automobile, l'autorisation du client doit précéder l'utilisation.
- « Inattention » comme cause, « formation » comme action. Les instructions 8D de SEW-EURODRIVE refusent une cause « due à l'inattention » et le manuel 8D de MAHLE écarte rappels et formations. Cette exigence vient des clients automobiles, pas d'ISO 9001.
- Clôturer avant la vérification d'efficacité. Si elle attend trois lots, notez sa date et son responsable.
Quand passer de la fiche au logiciel
Le papier et Excel tiennent tant qu'une personne suit toutes les fiches. Ensuite, le lot et le fournisseur sont recopiés à la main, et une pièce bloquée sur la fiche peut encore sortir du magasin. Notre guide sur le logiciel de gestion des non-conformités compare papier, Excel, logiciel qualité spécialisé et module d'ERP.
Dans Qualis ERP, le module Rapports de non-conformité reprend la plupart des rubriques du modèle. Chaque fiche reçoit un numéro automatique au format NCR-AAAA-NNNNN ; le type, la sévérité, la catégorie et la source sont obligatoires.
| Rubrique du modèle | Dans Qualis ERP | Limite |
|---|---|---|
| Identification et origine | Numéro automatique, type, source (Inspection d'entrée, Retour client, Audit, etc.), « Initié par » | |
| Produit et lot | « Produit associé », fournisseur ou client associé, « Quantité affectée », « Numéro de lot », numéros de série | Un seul produit par fiche ; lot en texte libre, sans lien avec la fiche du lot ; pas de lien vers l'ordre de fabrication |
| Écart et gravité | Titre, description, sévérité (Critique, Majeur, Mineur, Observation), catégorie | |
| Confinement | « Actions de confinement » | Texte libre |
| Décision de traitement | Utiliser tel quel, Retouche, Réparation, Rebut, Retour fournisseur, Concession, Déviation, avec un statut En attente, Approuvé ou Rejeté | Pas de choix « déclassement » ; la décision ne déplace pas le stock |
| Autorité et accord du client | « Flux d'approbation » configurable, approbateur enregistré | Pas de champ pour l'accord du client, à joindre en pièce jointe |
| Causes et action corrective | Catégorie de cause profonde, puis bouton « Créer CAPA » : 5 Pourquoi, Ishikawa ou Pareto, plan d'actions | |
| Efficacité | « Vérification de l'efficacité » de la CAPA : Efficace, Partiellement efficace, Non efficace | Sur la CAPA, pas sur la fiche |
| Coût | Coût estimé et coût réel | Devise saisie sur chaque fiche, USD par défaut |
| Clôture | Statut Fermé | Aucun ordre imposé entre statuts, sauf flux d'approbation configuré |
La fiche ne bloque ni ne déplace aucun stock. Le blocage vient du module Inspections : chaque réception sur commande fournisseur d'un article suivi en stock part en contrôle qualité, hors stock disponible, jusqu'à la décision de l'inspection (accepter, rejeter, rebut, retour fournisseur), qui déplace alors le stock. Chaque modification d'une fiche NCR entre dans le journal d'audit, avec jusqu'à 100 versions. Le guide du module montre comment déclarer et clôturer une non-conformité. Les non-conformités, les inspections et les CAPA font partie de Qualis Complete, à 25 € par siège bureau et par mois, facturé en euros ; l'offre gratuite Qualis Start couvre le stock.
Questions fréquentes
La fiche de non-conformité est-elle obligatoire ?
Aucune norme n'impose de formulaire. ISO 9001 (§8.7 et §10.2) exige de garder l'écart, les actions, les dérogations, l'autorité qui a décidé et les résultats des actions correctives ; la fiche les réunit.
Quelle différence entre retouche et réparation ?
La retouche remet la pièce en conformité avec l'exigence d'origine. La réparation la rend utilisable pour l'usage prévu sans la rendre conforme, et demande donc une dérogation.
Qui décide du sort d'une pièce non conforme ?
La personne que votre organisation habilite, et la fiche l'identifie (§8.7.2). En automobile, une utilisation en l'état ou une réparation demande aussi l'autorisation préalable du client (IATF 16949:2016, §8.7.1.1).
Fiche de non-conformité ou rapport 8D ?
La fiche s'ouvre à chaque écart. Le 8D s'y ajoute quand le client l'exige ou que le problème demande une équipe, et la fiche note son numéro.
Que faire d'une non-conformité découverte après livraison ?
Ouvrez une fiche comme pour un écart interne : le §8.7 couvre aussi ces défauts et compte l'information du client parmi les traitements possibles.
Pour la suite
Imprimez quelques fiches vierges pour le contrôle de réception et l'atelier, et ouvrez le registre Excel le jour où la première fiche est remplie.
- Télécharger le modèle de fiche de non-conformité en Word (.docx)
- Télécharger la fiche et le registre en Excel (.xlsx)
Pour relier vos non-conformités aux produits, aux fournisseurs et aux CAPA dans le même système que le stock et la production, créez un compte Qualis ERP.
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