Plan de maintenance préventive Excel : modèle GMAO gratuit à télécharger

Ce fichier Excel tient le plan de maintenance préventive d'un atelier : vous y listez vos équipements et les tâches à répéter (graissage toutes les deux semaines, vidange toutes les 2 000 heures), vous notez chaque intervention dans un journal, et le fichier calcule la prochaine échéance de chaque plan, son statut (à jour, bientôt, en retard), un calendrier des 12 prochaines semaines, une fiche d'intervention à imprimer, le MTBF, le MTTR et la disponibilité de chaque machine. Il est gratuit, il ne contient aucune macro VBA et aucune feuille protégée, et il fonctionne dans Excel 2010 et suivants, Excel en ligne, LibreOffice Calc et Google Sheets. Il est publié par Qualis ERP, un ERP industriel en ligne pour les PME.

• Télécharger le modèle vierge (.xlsx), prêt à remplir.
• Télécharger la version exemple (.xlsx), remplie avec 15 équipements, 30 plans et 195 interventions de janvier à novembre 2026, pour voir chaque feuille en action.

Ce que contient le fichier

Le classeur compte dix feuilles. Au quotidien, vous travaillez dans « Interventions » ; « Plans préventifs » et « Équipements » se remplissent une fois, puis se retouchent de temps en temps.

Feuille	À quoi elle sert	Ce que vous saisissez
Mode d'emploi	Les 5 étapes, les règles de calcul, les couleurs	Rien
Tableau de bord	Plans en retard, disponibilité, part du préventif, coûts, échéances et priorités	Rien
Plans préventifs	Une ligne par tâche répétitive, avec sa prochaine échéance et son statut	Équipement, tâche, déclenchement, périodicité, dernière réalisation connue
Interventions	Le journal de tout ce qui a été fait ou reste à faire	Date, équipement, type, plan lié, description, statut, durées, technicien, coûts
Calendrier	Les réalisations prévues par plan et par semaine, sur 12 semaines	Rien
Fiche d'intervention	Le bon de travail imprimable d'une intervention, ou un bon vierge	Le N° d'intervention
Indicateurs	MTBF, MTTR, disponibilité, heures et coûts par équipement	La période, si vous ne voulez pas l'année en cours
Équipements	La liste de vos machines	Code, criticité, mise en service, heures d'ouverture, compteur
Paramètres	Devise (MAD, EUR ou USD), alertes, techniciens, ateliers, unités, jours fériés	Vos listes
Pourquoi Qualis ERP	Quand passer du fichier à un logiciel	Rien

Les cellules blanches sont à remplir, les grises contiennent une formule. Ne tapez jamais dans une cellule grise.

Capacité : 200 équipements, 500 plans, 2 000 interventions et 30 techniciens. Un atelier de 15 machines qui note 4 interventions par jour ouvré remplit le journal en deux ans environ.

Le fichier ne contient pas de VBA, contrairement à beaucoup de « GMAO Excel » qu'on trouve en téléchargement. C'est un choix : un fichier à macros est bloqué par défaut sur la plupart des postes d'entreprise, ne s'ouvre pas dans Excel en ligne ni sur Google Sheets, et une macro cassée ne se répare pas sans développeur. Ici, tout est formule, visible et modifiable.

Mode d'emploi en 5 étapes

1. Remplir les paramètres

Dans « Paramètres », saisissez le nom de l'entreprise et choisissez la devise. Le fichier change le format des montants (1 250,00 DH, 1 250,00 € ou $1 250,00), pas les montants eux-mêmes. Réglez ensuite les deux alertes : un plan passe en « Bientôt » quand il reste 14 jours ou moins avant l'échéance, ou moins de 10 % de la périodicité au compteur (200 heures sur une vidange toutes les 2 000 heures). Choisissez les jours travaillés (lundi au vendredi, lundi au samedi ou 7 jours sur 7) et ajoutez vos jours fériés : ils servent au temps d'ouverture des indicateurs.

Enfin, listez vos techniciens avec leur taux horaire chargé. Le fichier s'en sert pour calculer la main-d'oeuvre de chaque intervention : durée multipliée par le taux.

2. Lister les équipements

Une ligne par machine ou installation, avec un code court et unique (TOUR-01, COMP-01) que vous ne changerez plus. Pour chacune :

• Criticité A, B ou C. A : une panne arrête les livraisons. B : il existe une solution de repli. C : équipement secondaire. Les définitions sont modifiables dans « Paramètres ».
• Mise en service : elle sert de point de départ à un plan dont vous ne connaissez pas la dernière réalisation.
• Heures d'ouverture par jour : le temps pendant lequel la machine doit produire (16 pour deux équipes). Sans ce chiffre, pas de MTBF ni de disponibilité.
• Pour les machines suivies au compteur : l'unité (heures, cycles, coups), le dernier relevé et l'usage moyen par semaine (80 heures, 26 000 coups). L'usage permet de transformer un compteur restant en date estimée.

3. Écrire les plans préventifs

C'est le plan de maintenance proprement dit : une ligne par tâche et par équipement.

Le déclenchement prend trois valeurs :

• Calendrier : tous les N jours. Le contrôle des sécurités d'une presse tous les 90 jours, la vérification réglementaire d'un pont roulant tous les 180 jours.
• Compteur : toutes les N unités. La vidange d'un tour toutes les 2 000 heures, le graissage d'une presse tous les 100 000 coups. C'est la méthode à privilégier pour les machines dont l'usage varie, comme l'explique notre article sur la maintenance préventive par compteur.
• Au premier des deux : tous les 90 jours ou toutes les 1 000 heures, le premier terme atteint. Une machine peu utilisée reste entretenue, une machine qui tourne beaucoup ne dépasse pas son compteur.

Saisissez ensuite la dernière réalisation connue (date, et compteur pour un plan au compteur). Vous ne la saisirez qu'une fois : à partir de là, c'est le journal qui la met à jour.

4. Tenir le journal des interventions

Chaque intervention, faite ou à faire, occupe une ligne. Le numéro (BI-0001, BI-0002...) se crée seul.

Trois types : Préventif (lié à un plan, obligatoirement), Correctif (après une panne) et Amélioratif (une modification, un capotage, un éclairage). Quatre statuts : Terminée, En cours, À faire, Annulée. Seules les interventions terminées comptent dans les indicateurs.

Quand vous saisissez un préventif terminé avec son plan, la dernière réalisation du plan prend la date de cette intervention, et son compteur prend le compteur relevé. La prochaine échéance se recalcule aussitôt. Vous n'avez donc jamais à revenir dans la feuille des plans pour « cocher » une tâche.

Deux durées, à ne pas confondre :

• Durée d'arrêt : le temps pendant lequel la machine n'a pas produit, attente du technicien et des pièces comprise.
• Durée d'intervention : le temps de travail du technicien.

La colonne Contrôle vérifie chaque ligne et dit ce qui ne va pas :

Message	Cause	Que faire
Plan manquant (préventif)	Un préventif sans N° de plan	Choisir le plan dans la liste
Plan d'un autre équipement	Le plan choisi appartient à une autre machine	Corriger le plan ou l'équipement
Compteur manquant (plan au compteur)	Préventif terminé sur un plan au compteur, sans relevé	Saisir le compteur de la machine
Durée d'intervention manquante	Intervention terminée sans temps de travail	Saisir la durée, même approximative
Terminée à une date future	La date dépasse la date de situation	Corriger la date ou le statut
Équipement inconnu, Technicien inconnu	Le code n'existe pas dans les listes	Créer l'équipement ou le technicien

5. Suivre et imprimer

Le tableau de bord donne cinq chiffres : plans en retard, plans bientôt dus, disponibilité, part du préventif et coût de la période. En dessous : les heures de préventif prévues par semaine, le coût par mois et par type sur 12 mois, puis la liste des plans à traiter en priorité, en retard d'abord, les machines de criticité A en tête.

Le calendrier place chaque plan sur les 12 prochaines semaines, en répétant la tâche à sa périodicité. Un plan en retard est placé dans la semaine en cours. La ligne « Heures prévues » montre les semaines chargées avant qu'elles n'arrivent : dans l'exemple, la semaine 48 cumule 13 heures de préventif.

Pour la fiche d'intervention, choisissez un numéro dans la liste : la fiche reprend l'équipement, la date, le technicien, la description, la cause, les temps et les coûts, avec des lignes pour les travaux réalisés et les pièces, et trois cases de signature. Laissez le numéro vide pour imprimer un bon d'intervention vierge, à remplir à la main sur la machine.

Les formules du fichier, expliquées

Les indicateurs sont calculés par équipement, sur la période choisie (par défaut, du 1er janvier à aujourd'hui), à partir des seules interventions terminées.

Indicateur	Définition dans le fichier
Temps d'ouverture	Heures d'ouverture par jour x jours travaillés de la période, à partir de la mise en service
Panne	Une intervention corrective terminée
MTBF	(Temps d'ouverture - heures d'arrêt) / nombre de pannes
MTTR	Heures d'intervention des pannes / nombre de pannes
Arrêt moyen par panne	Heures d'arrêt des pannes / nombre de pannes
Disponibilité	(Temps d'ouverture - heures d'arrêt) / temps d'ouverture, arrêts préventifs compris
Part du préventif	Heures d'intervention préventives / heures d'intervention totales

Le MTTR mesure le temps de réparation, celui que l'équipe de maintenance maîtrise. L'arrêt moyen par panne mesure ce que la production subit, attente comprise : il est toujours plus long. Les garder séparés évite le débat classique « la maintenance répare vite » contre « la machine reste arrêtée des heures ». Une machine sans panne sur la période n'a pas de MTBF : la case reste vide plutôt que d'afficher un chiffre inventé.

Les calculs principaux, avec les noms de fonctions d'Excel en français :

Calcul	Formule
Dernière réalisation d'un plan	MAX(date saisie ; SOMMEPROD(MAX((plans liés = A6) * préventif terminé * dates)))
Prochaine échéance (calendrier)	dernière réalisation + périodicité en jours
Prochain compteur	compteur de la dernière réalisation + périodicité compteur
Échéance estimée (compteur)	date de situation + ARRONDI.SUP(compteur restant x 7 / usage par semaine ; 0)
Jours travaillés de la période	NB.JOURS.OUVRES.INTL(début ; fin ; week-end ; jours fériés)
Arrêts d'un équipement	SOMME.SI.ENS(arrêts ; équipements ; A12 ; terminées ; 1 ; dates ; ">="&début ; dates ; "<="&fin)

Le fichier utilise des plages nommées (pl_status, in_eq, eq_code...) pour que les formules restent lisibles : menu Formules, puis Gestionnaire de noms. Aucune fonction récente (pas de RECHERCHEX, FILTRE ni LET), et aucune fonction TEXTE, dont les codes de format changent selon la langue d'Excel.

Comment nous avons testé le fichier

Chaque formule a été recalculée dans LibreOffice Calc et comparée, cellule par cellule, à un calcul indépendant écrit en Python : statuts et échéances des plans, numéros et contrôles des interventions, calendrier semaine par semaine, indicateurs par équipement, tableau de bord et fiche d'intervention. Quatre jeux de données ont été vérifiés : le modèle vierge, la version exemple, un jeu de cas limites (codes en double, équipement ou plan inconnu, dates en texte, durées et compteurs négatifs, coûts non numériques, plan d'un autre équipement, codes saisis en minuscules, décimales, interventions à la limite de la période, plus de 12 plans en retard) et un jeu sans date de situation, qui suit la date du jour. Pour s'assurer que ce contrôle détecte vraiment les erreurs, nous avons volontairement cassé deux formules (la mise à jour de la dernière réalisation, puis le MTBF) : le contrôle a signalé l'écart les deux fois.

Bonnes pratiques et limites d'une GMAO sur Excel

• Relevez les compteurs chaque semaine. Un plan au compteur n'est juste qu'au moment du dernier relevé.
• Saisissez les pannes le jour même, avec la durée d'arrêt réelle. Un MTBF calculé sur des pannes oubliées est flatteur et faux.
• Ne renommez pas un code d'équipement ou un N° de plan qui a déjà des interventions : les lignes anciennes ne le retrouveraient plus.
• Une copie datée par mois, pour pouvoir revenir en arrière.

Et les limites, à connaître avant d'en dépendre :

• Personne n'est prévenu. Une échéance n'apparaît que si quelqu'un ouvre le fichier.
• Les pièces ne sortent pas du stock. Le coût des pièces est tapé à la main ; le magasin ne sait pas qu'un filtre a été pris. Si vous suivez aussi votre stock sous Excel, notre modèle de gestion de stock Excel reste un fichier séparé.
• Un seul utilisateur à la fois. L'atelier ne peut pas signaler une panne pendant que le responsable maintenance modifie le fichier.
• Pas d'historique des modifications. Une date de réalisation corrigée ne laisse aucune trace.
• Un plan est figé sur sa machine. Pour appliquer la même gamme à dix machines identiques, il faut dix lignes.

Quand passer à un logiciel de GMAO

Le fichier suffit tant qu'une personne tient la maintenance de quelques dizaines de machines. Quand plusieurs techniciens interviennent, que l'atelier doit pouvoir signaler un problème et que les pièces détachées doivent sortir du stock, un logiciel évite de réconcilier des copies. Notre article sur la GMAO intégrée à l'ERP détaille ce que change le fait d'avoir la maintenance, le stock et la production dans le même outil.

	Ce fichier Excel	Qualis ERP	Offre
Plans préventifs	Calendrier, compteur ou premier des deux	Les mêmes déclenchements, et l'ordre de travail créé seul avant l'échéance	Complete
Compteurs	Relevé saisi à la main	Relevés de compteur, ou compteur qui avance avec la production	Complete
Demandes d'intervention	Non	L'atelier signale un problème, la maintenance le trie et le convertit en ordre	Complete
Pièces détachées	Coût saisi à la main	Pièces sorties du stock sur l'ordre, coût figé à la sortie	Complete
Indicateurs	MTBF, MTTR, disponibilité	MTBF, MTTR, disponibilité intrinsèque et opérationnelle, conformité préventive	Complete
Stock des pièces	Non relié	Stock en temps réel par emplacement, lots et numéros de série	Start (gratuit)
Historique	Non	Journal d'audit : qui a modifié quoi, et quand	Start (gratuit)

Qualis Start, l'offre gratuite, couvre le stock (articles, entrepôts, emplacements, lots et numéros de série), les clients, les fournisseurs, le personnel et les tâches, sans limite d'utilisateurs. Le module de maintenance fait partie de Qualis Complete, l'offre payante, dont les prix sont publics sur la page tarifs. Pour voir comment maintenance, production et stock s'enchaînent dans une usine, lisez notre page ERP industriel pour PME.

Pour commencer, créez un compte gratuit et tenez d'abord le stock de vos pièces détachées dans Qualis Start. Le jour où vous voulez les plans et les ordres de travail dans le même outil, ajoutez Qualis Complete et importez vos équipements à partir de la feuille « Équipements ».

Questions fréquentes

Le fichier fonctionne-t-il sur Google Sheets ?

Oui. Importez le fichier .xlsx dans Google Drive et ouvrez-le avec Google Sheets. Il ne contient aucune macro et toutes ses fonctions existent dans Google Sheets. Vérifiez après l'import qu'une liste déroulante de la feuille « Interventions » s'ouvre bien.

Existe-t-il une version avec macros VBA ?

Non, et c'est volontaire. Les macros sont bloquées par défaut sur la plupart des postes d'entreprise et ne fonctionnent ni dans Excel en ligne ni dans Google Sheets. Tout ce qu'une GMAO Excel à macros fait habituellement (prochaine échéance, alertes, calendrier, fiche imprimable, indicateurs) est ici fait par des formules.

Quelle périodicité choisir pour un plan de maintenance préventive ?

Commencez par celle du constructeur, dans la notice de la machine. Pour une machine dont l'usage varie, préférez le compteur ou « au premier des deux » au calendrier seul. Puis ajustez avec l'historique : si les pannes reviennent entre deux préventifs sur le même organe, raccourcissez ; si chaque contrôle ne trouve rien pendant un an, allongez.

Comment calculer le MTBF et le MTTR dans Excel ?

MTBF = temps de bon fonctionnement / nombre de pannes, où le temps de bon fonctionnement est le temps d'ouverture moins les arrêts. MTTR = temps total de réparation / nombre de pannes. Le fichier les calcule par équipement et pour tout l'atelier, sur la période choisie dans la feuille « Indicateurs ». Exemple : une machine ouverte 3 424 heures, arrêtée 17 heures, avec 2 pannes, a un MTBF de (3 424 - 17) / 2 = 1 703,5 heures.

Comment faire une fiche d'intervention ou un bon de travail sur Excel ?

Ouvrez la feuille « Fiche d'intervention », choisissez le numéro de l'intervention et imprimez : la fiche tient sur une page A4. Pour un bon vierge à remplir à la main, effacez le numéro avant d'imprimer.

Comment vider la version exemple ?

Partez plutôt du modèle vierge. Sinon, effacez les cellules blanches des feuilles « Interventions », « Plans préventifs » et « Équipements » (sélection, puis touche Suppr), sans supprimer de lignes entières : les colonnes grises doivent garder leurs formules. Videz aussi la date de situation dans « Paramètres » pour que le fichier suive la date du jour.