Liste des manquants : repérez la pièce absente avant l'arrêt de ligne

La liste des manquants est le relevé des composants qu'un ordre de fabrication (OF) attend encore et que le stock réservé ou libre ne couvre pas. Qualis ERP l'établit par opération sur chaque OF lancé. À 6 h 40, le monteur ouvre le bac de l'OF MO-00005 et n'y trouve pas les arbres de transmission.

L'OF porte sur vingt centrales hydrauliques. Hier soir, l'état des stocks indiquait pourtant que tout allait bien. Les sous-ensembles distributeurs attendent dans un autre dépôt, à deux heures de route. Les barres d'aluminium prévues pour les carters ne sont jamais arrivées. Seuls les joints toriques, les roulements et les pignons droits sont bien dans le bac.

À 6 h 50, le planificateur descend à l'atelier, bloc-notes en main, et réaffecte les opérateurs à un autre OF. La palette à moitié montée reste trois jours sur l'établi. Le bon de commande des arbres de transmission part le jeudi, après la réunion hebdomadaire des manquants, et la date promise au client recule d'une semaine.

L'OF était planifié et les pièces figuraient « en stock ». Personne n'avait de liste des manquants capable d'indiquer, OF par OF et opération par opération, quels composants sont couverts, lesquels manquent, et comment traiter ceux qui manquent sans quitter l'écran.

Où se cache le manquant jusqu'à la prise de poste ?

Le système de stock connaît souvent la rupture plusieurs jours avant l'atelier. Ceux qui lisent ses états passent pourtant à côté, car le stock physique et le stock disponible sont deux chiffres différents, et l'état n'en montre qu'un.

Prenez par exemple un bac de 500 écrous à souder. Le stock informatique affiche 500. Un autre OF lancé en a déjà réservé 300, mais ils dorment toujours dans le bac, donc le chiffre ne bouge pas. Cent autres attendent un contrôle en zone de quarantaine. Quatre-vingts sont restés sur un chariot, à côté de la mauvaise cellule. Votre OF en demande 120. L'état affiche 500 en stock, et la ligne s'arrête à 6 h 40.

Sur un forum d'utilisateurs d'ERP, un planificateur décrivait le même piège à plus grande échelle : cent OF qui demandent chacun 1 000 pièces, un seul bac qui en contient 1 000, et chacun des cent OF qui répond « tout va bien ». Chaque OF regarde en effet le bac de son côté. Personne ne confronte leurs besoins avant la sortie réelle des pièces.

Pourquoi le tableur des manquants arrive-t-il trop tard ?

Le deuxième endroit où se cachent les manquants, c'est le tableur. Un export de manquants est en effet périmé presque dès sa sortie, car le stock continue de bouger après l'extraction.

SourceDay, éditeur d'une solution de collaboration avec les fournisseurs, énumère les neuf champs d'une liste des manquants type : référence, fournisseur, date de besoin, date confirmée par le fournisseur, quantité requise, quantité disponible, quantité manquante, impact sur la production et responsable de l'action. L'éditeur place le retard des tableurs en tête des raisons qui font échouer ces listes, et il résume le problème ainsi : « la pénurie elle-même est rarement la surprise ; la surprise, c'est de la découvrir trop tard ».

Les grandes usines vivent la même chose. En mars 2026, Wakefield Research a interrogé pour LeanDNA 150 cadres dirigeants d'industriels de la production discrète réalisant au moins 250 millions de dollars de chiffre d'affaires, dans six pays dont la France. Parmi eux, 72 % déclarent avoir découvert une pénurie de matière alors que le retard de production était déjà inévitable. De plus, 51 % mettent une semaine ou plus à décider d'une action corrective. Même avec des équipes de planification au complet, ces usines l'apprennent elles aussi à 6 h 40.

Que doit montrer une liste des manquants ?

Une liste des manquants utile répond à trois questions pour chaque composant de l'OF :

1. De quelle quantité l'OF a-t-il encore besoin, une fois déduit ce qui lui a déjà été sorti ?
2. Quelle part de ce besoin est couverte, par du stock déjà réservé à cet OF ou par du stock libre qu'aucun autre ordre n'a réservé ?
3. Quelle quantité manque, et à quelle opération le manque se fait-il sentir ?

Il faut donc garder cinq chiffres séparés au lieu de les fondre dans une seule coche « en stock » :

• Requis : ce que l'opération demande.
• Sorti : ce qui a physiquement quitté le bac pour cet OF.
• Réservé : ce qui est bloqué pour cet OF et pas encore sorti.
• Disponible : le stock libre à l'emplacement de sortie, qu'aucun autre ordre n'a réservé.
• Manquant : le requis, moins le sorti, moins le réservé, moins le disponible, quand le résultat reste supérieur à zéro.

Savoir quelle opération manque de matière change aussi la décision. Un jeu de roulements attendu au montage final vendredi n'a aucune raison d'arrêter la scie et la fraiseuse lundi. Un état qui donne un seul statut par OF masque cette information, et la fraiseuse attend une semaine une pièce dont les trois premières opérations n'ont pas besoin.

Comment Qualis ERP contrôle-t-il les matières au lancement ?

Qualis ERP traite le lancement comme le moment de vérité pour les matières, puis tient sur l'OF une grille à jour, opération par opération, pour toute la suite.

Le lancement sert de point de contrôle

Quand vous lancez un ordre de fabrication, Qualis fige sur l'OF la nomenclature et la gamme. Il convertit chaque quantité de composant dans l'unité de gestion de votre stock, puis réserve le stock de chaque composant à l'emplacement de sortie de l'OF, opération par opération. Les premières opérations se servent en premier.

Si un composant ne peut pas être entièrement réservé, deux comportements sont possibles. Vous choisissez lequel dans les Paramètres de fabrication, avec l'option « Autoriser le lancement avec pénurie » :

• Bloquer le lancement. C'est le réglage par défaut. L'OF garde son statut, et un message nomme les composants manquants, l'opération et la quantité qui manque par rapport au requis (jusqu'à cinq composants, puis le nombre restant). Rien n'est réservé à moitié.
• Lancer avec pénurie. L'OF est lancé avec le statut de réservation « Pénurie », une bannière rouge et une notification urgente adressée à la personne qui l'a créé. La production peut alors démarrer sur les opérations couvertes.

Dans le second cas, le manquant reste enregistré sur l'OF lui-même, avec un composant, une opération et une quantité, pour quiconque l'ouvre. Dans le premier, le message de refus donne le même détail, et l'OF reste tel quel.

L'onglet Plan matières, opération par opération

Ouvrez un OF lancé et cliquez sur l'onglet « Plan matières ». Vous obtenez un tableau par opération. Pour chaque composant de l'opération, il affiche les colonnes Requis, Sorti, Réservé, Disponible et Manquant, ainsi qu'une pastille de statut : Suffisant, Manquant ou Non suivi.

La ligne de synthèse, en haut, affiche soit « Tous les composants sont couverts », soit le nombre de composants en rupture. Le bouton « Actualiser » recalcule tout à partir du stock réel. Si la réception a rangé une palette il y a dix minutes, la grille en tient donc compte.

Deux règles fixent les chiffres

D'abord, à l'intérieur de l'OF, le stock suit l'ordre des opérations. Un composant consommé à l'opération 10 puis à l'opération 20 voit son stock réservé et son stock libre affectés d'abord à l'opération 10. L'opération 20 ne voit ainsi que le reste. Le manquant s'affiche donc sur l'opération où le bac se vide réellement, et non sur l'OF entier.

Ensuite, le stock réservé à un autre OF n'apparaît jamais ici comme disponible. La réservation prise au lancement empêche deux OF de compter sur le même bac. Par exemple, si un second OF a besoin des mêmes 300 pièces et que le premier les détient déjà, le second affiche 300 pièces manquantes. Un même bac ne donne jamais deux pastilles vertes.

Acheter ou Fabriquer, depuis la ligne en rupture

Chaque ligne en rupture porte une action. Le bouton Acheter crée un bon de commande brouillon, et le bouton Fabriquer, présent sur les composants que vous fabriquez, crée un OF planifié. Dans les deux cas, l'approvisionnement porte sur la quantité manquante.

Un clic sur Acheter ouvre la fenêtre « Créer un bon de commande » avec la quantité déjà saisie, le fournisseur par défaut du produit (modifiable), l'entrepôt de réception (par défaut le site de l'OF) et un prix unitaire prérempli à partir du prix d'achat du produit. Après validation, Qualis crée un bon de commande au statut « Brouillon », dans la devise du fournisseur, avec le numéro de l'OF d'origine.

Exemple : il manque 20 arbres de transmission achetés 46,50 € pièce. La fenêtre propose 20 en quantité et 46,50 € en prix unitaire, et le brouillon porte une ligne de 930,00 €. Pour une usine marocaine qui achète la même pièce 465 MAD à un fournisseur local, la ligne fait 9 300 MAD. Le prix proposé reste toutefois celui du fournisseur par défaut : si vous en choisissez un autre, surtout dans une autre devise, corrigez le prix avant de valider.

Si le composant manquant est un article que vous fabriquez vous-même, la ligne affiche aussi le bouton Fabriquer. Celui-ci crée un OF au statut « Planifié » pour la quantité manquante, sur le même site, avec la nomenclature du sous-ensemble déjà chargée et une note qui indique quel OF il doit couvrir.

Qui a créé quoi, et avec quels droits ?

Juste après la validation, la ligne en rupture affiche une étiquette avec le nouveau numéro, et cette étiquette est un lien. Elle disparaît quand vous rechargez la page, et la ligne reste marquée Manquant tant que les pièces ne sont pas en stock, car un bon de commande brouillon ne couvre encore rien. La trace durable se trouve dans la piste d'audit de l'OF, qui enregistre l'auteur, le composant, la quantité et le document généré.

Six mois plus tard, quand quelqu'un demande pourquoi un bon de commande de vingt arbres de transmission date du matin de la rupture, la réponse se trouve à un clic.

Qualis ERP pose ici un garde-fou volontaire. Acheter et Fabriquer vérifient le droit de créer le document cible, en plus du droit de lire l'OF. Un planificateur qui voit l'OF sans avoir le droit de créer des bons de commande voit la pastille Manquant, sans bouton Acheter. Un manquant ne se transforme donc jamais en commande non autorisée.

Où voir les manquants sans ouvrir chaque OF ?

Vous ne devriez pas avoir à ouvrir quarante OF pour trouver les trois qui manquent de matière. La liste des ordres de fabrication s'ouvre donc par défaut sur la vue À traiter.

Cette vue regroupe les OF ouverts en pénurie, ceux dont la date de fin prévue est dépassée, et ceux dont la date de début prévue est atteinte et qui sont prêts à être lancés. La colonne Attention affiche le motif le plus grave de chaque ligne, une rupture passant avant un retard.

La tuile Ruptures, au-dessus du tableau, compte les OF ouverts en pénurie, et un clic sur la tuile ne garde qu'eux dans la liste. Sur le tableau de bord principal, le widget Pénuries de composants les liste aussi pour ceux qui n'ouvrent jamais l'application de fabrication.

Ce que la liste des manquants vous évite

Tenue sur l'OF et calculée à partir du stock réel, la liste des manquants supprime cinq situations bien connues des ateliers.

• La découverte de 6 h 40. Le manquant est connu au lancement, avant qu'on prépare le bac. Dans l'enquête mensuelle de conjoncture de l'Insee de septembre 2026, 21 % des entreprises de l'industrie manufacturière déclarent des obstacles à la production dus à des difficultés d'approvisionnement, contre 11 % en moyenne de longue période. Au Maroc, selon l'enquête trimestrielle de conjoncture du HCP, 34 % des entreprises de l'industrie manufacturière disent avoir rencontré des difficultés d'approvisionnement en matières premières au deuxième trimestre 2026, surtout pour les matières d'origine étrangère.
• L'export périmé. Plus de tableur du mardi à rapprocher, car la grille relit les quantités sorties et réservées à chaque ouverture.
• Deux OF pour un seul bac. Grâce à la réservation au lancement et à l'affectation par ordre d'opération, l'un des deux OF affiche le manquant, et les deux ne peuvent plus paraître couverts.
• La palette à moitié montée. Vous voyez que les opérations 10 et 20 sont couvertes et que seule l'opération 30 manque de matière, et vous démarrez le travail qui peut l'être.
• Le bon de commande oublié. Acheter et Fabriquer créent l'approvisionnement depuis la ligne en rupture, le rattachent à l'OF et l'inscrivent dans la piste d'audit. Le suivi ne dépend plus de la mémoire de quelqu'un après la réunion.

Toute la boucle sur une page

D'un OF saisi à un manquant soldé, le circuit compte cinq étapes, toutes rattachées à l'OF.

1. Lancer. La nomenclature et la gamme sont figées sur l'OF.
2. Réserver. Le stock est bloqué composant par composant, en commençant par la première opération. Selon votre réglage, un manquant bloque le lancement ou se signale sur l'OF.
3. Planifier. L'onglet Plan matières affiche le requis, le sorti, le réservé, le disponible et le manquant de chaque composant à chaque opération, à partir du stock réel.
4. Acheter ou Fabriquer. Depuis chaque ligne en rupture, vous créez un bon de commande brouillon ou un OF de sous-ensemble planifié pour la quantité manquante.
5. Relier. Le nouveau document porte le numéro de l'OF d'origine, et la piste d'audit de l'OF enregistre qui l'a créé, pour quel composant et en quelle quantité.

Pour anticiper les manquants sur plusieurs semaines, essayez notre calculateur de besoins nets (CBN) sur un exemple corrigé.

Questions fréquentes

Comment savoir si un OF a assez de matière avant de le lancer ?

Lancez-le. Qualis ERP contrôle chaque composant au lancement. Soit il refuse en nommant les composants manquants, leurs opérations et les quantités, soit il lance l'OF avec le statut Pénurie si vos Paramètres de fabrication l'autorisent. L'onglet Plan matières affiche ensuite ces chiffres par opération tant que l'OF reste ouvert.

Pourquoi mon ERP indique-t-il la pièce en stock alors que la ligne s'arrête ?

Parce que le stock physique et le stock disponible sont deux chiffres différents. Une partie du stock est souvent réservée à un autre OF, bloquée en quarantaine ou rangée à un emplacement où l'OF ne peut pas la prélever. Le Plan matières sépare donc Sorti, Réservé et Disponible.

Quand deux OF ont besoin de la même pièce, lequel la reçoit en premier ?

Celui qui la réserve en premier, c'est-à-dire en pratique celui qui est lancé en premier. Dans un même OF, la première opération est servie d'abord. Pour faire passer un autre OF devant, mettez le premier en attente ou annulez-le afin de libérer sa réservation, puis lancez l'autre.

Peut-on créer un bon de commande pour les pièces manquantes depuis l'OF ?

Oui. Chaque ligne en rupture du Plan matières porte un bouton Acheter qui crée un bon de commande brouillon pour la quantité manquante, chez le fournisseur choisi et dans sa devise. Pour les composants que vous fabriquez, le bouton Fabriquer crée un OF de sous-ensemble planifié.

Faut-il lancer un OF avec un kit incomplet ou attendre le composant manquant ?

Regardez quelle opération manque de matière. Si la pièce absente ne sert qu'au montage final, les opérations précédentes sont couvertes et peuvent tourner. Si elle sert dès la première opération, en revanche, lancer l'OF ne fait que bloquer les composants couverts.

Que doit contenir une liste des manquants ?

Pour chaque composant : le requis, le sorti, le réservé, le disponible, le manquant et l'opération où il est attendu, plus une action et un responsable. Les boutons Acheter et Fabriquer transforment cette action en bon de commande ou en OF bien réel.

En bref

Une liste des manquants n'est utile que si elle se trouve sur l'OF, par opération, calculée à partir du stock réservé et sorti en temps réel, et à un clic du bon de commande qui règle le problème.

Dans Qualis ERP, c'est le rôle de l'onglet Plan matières : le lancement fige la nomenclature et la gamme et réserve les pièces, la grille montre ce qui manque et où, et Acheter ou Fabriquer crée l'approvisionnement sans quitter l'écran.

Si vos manquants se découvrent encore à 6 h 40, consultez le module Ordres de fabrication de Qualis ERP. Lisez aussi comment le disponible à la vente empêche les commerciaux de vendre le stock que la production a déjà réservé, et comment le réapprovisionnement automatique empêche, en amont, le bac de se vider.